Warum Unternehmen Urlaubs- und Genehmigungssoftware benötigen und wie sie Arbeitsabläufe vereinfachen kann

13 von Februar, 2023

Was ist eine Urlaubs- und Genehmigungssoftware?

Urlaubssoftware ist ein Werkzeug, mit dem Sie die Zeitplanung von Mitarbeitern, Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Fernarbeit verwalten können. Manchmal wird sie auch als HR-Software, Software für die Mitarbeiterplanung, Urlaubssoftware oder sogar Urlaubsverwaltungssoftware bezeichnet.

Mit dieser Software behalten Sie den Überblick über die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter und stellen sicher, dass alle genügend Urlaubstage haben. Außerdem hilft sie Ihnen bei der Verwaltung von Fernarbeit, Heimarbeit und flexiblen Arbeitszeiten.

Warum Sie eine Urlaubs- und Genehmigungssoftware in Ihrem Unternehmen benötigen

Wenn Sie Personalleiter sind oder ein Restaurant, ein Einzelhandelsgeschäft oder ein anderes Unternehmen besitzen, kann die Verwaltung von Urlaubs- und Genehmigungssoftware Ihre Arbeitsabläufe drastisch verbessern. Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass Ihre Mitarbeiter auf eine bestimmte Art und Weise um Urlaub bitten oder Urlaub beantragen, aber Sie haben bisher keine Software verwendet, um diese Informationen zu erfassen.

Wenn Sie diese Informationen in separaten Tabellenkalkulationen oder Papiernotizbüchern erfassen, kann es Stunden dauern, bis Sie die benötigten Informationen gefunden und in ein neues System eingegeben haben. Vielleicht ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass Ihre Mitarbeiter auf eine bestimmte Art und Weise um Urlaub bitten oder Urlaub beantragen, aber Sie haben keine Software zur Erfassung dieser Informationen eingesetzt.

Wie funktioniert die Urlaubs- und Genehmigungssoftware?

Die Urlaubs- und Genehmigungssoftware erfasst die Daten der Mitarbeiter, die dann angeben, wann sie Urlaub nehmen oder sich krankschreiben lassen. Die Mitarbeiter fügen dann Kommentare hinzu, in denen sie erklären, wann sie in Urlaub gehen oder krank werden. Die Software gleicht diese Daten dann mit Ihrem Konto ab, so dass Sie sehen können, wann ein Mitarbeiter Urlaub nimmt.

Urlaubs- und Genehmigungssoftware wird häufig zur Verwaltung von Fernarbeit eingesetzt, kann aber auch zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten, flexiblen Arbeitszeiten und sogar bezahlter Freistellung verwendet werden. In einigen Fällen wird die Urlaubs- und Genehmigungssoftware auch für die Verwaltung von Urlaubsgeld eingesetzt.

Verlassen des Büros für Urlaubs- oder Krankheitstage

Was, wenn Ihre Mitarbeiter Urlaub nehmen wollen, während sie nicht im Büro sind? Sie möchten keinen potenziellen Mitarbeiter verlieren, aber ohne Zugang zu seinem Computer haben Sie keine Möglichkeit, zu erfahren, was vor sich geht. Mit der Urlaubs- und Genehmigungssoftware können Sie eine Mitarbeiterrichtlinie erstellen, die es den Mitarbeitern erlaubt, ihrem Vorgesetzten Nachrichten für sie zu hinterlassen. Sie können dann sicherstellen, dass der Vorgesetzte davon weiß, und Ihre Mitarbeiter können sich trotzdem frei nehmen, wann sie wollen.

Und was ist, wenn Ihre Mitarbeiter aus persönlichen Gründen, z. B. wegen eines kranken Verwandten, einen Tag frei nehmen möchten? Urlaubs- und Genehmigungssoftware kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über den persönlichen Urlaub zu behalten, damit Sie nicht versehentlich einem Mitarbeiter erlauben, frei zu nehmen, obwohl er eigentlich arbeiten sollte.

Arbeit von zu Hause oder flexible Arbeitszeiten

Wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten wollen oder flexible Arbeitszeiten haben, haben Sie vielleicht nicht alle Informationen, die Sie benötigen, an einem Ort. Wenn Sie diese Informationen manuell in eine Tabelle oder ein Notizbuch eingeben müssen, kann das Stunden dauern. Mit einer Urlaubs- und Genehmigungssoftware können Sie Richtlinien erstellen, die es Ihren Mitarbeitern erlauben, sich gegenseitig zu ermächtigen, Nachrichten für sie bei ihrem Vorgesetzten zu hinterlassen und Notizen hinzuzufügen, die erklären, wann sie aus der Ferne arbeiten oder flexible Arbeitszeiten haben. Mit der Urlaubs- und Genehmigungssoftware können Sie Richtlinien erstellen, die es Ihren Mitarbeitern erlauben, sich gegenseitig zu ermächtigen, Nachrichten für ihren Vorgesetzten zu hinterlassen und Notizen hinzuzufügen, die erklären, wann sie aus der Ferne arbeiten oder flexible Arbeitszeiten haben. Sie können auch Richtlinien erstellen, mit denen Mitarbeiter ihren Vorgesetzten erlauben können, sie für Fernarbeit oder flexible Arbeitszeiten zu genehmigen.

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter jeden Tag zur Arbeit erscheinen

Wenn ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheint, möchten Sie sicherstellen, dass es ihm gut geht und dass sein Vorgesetzter weiß, warum er abwesend ist. Mit der Urlaubs- und Genehmigungssoftware können Sie Richtlinien erstellen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihren Vorgesetzten die Genehmigung für ihre Abwesenheit zu erteilen, Notizen hinzuzufügen, die erklären, wann sie aus persönlichen Gründen abwesend sind, und es ihnen ermöglichen, Kollegen als autorisierte Benutzer zu ihrem System hinzuzufügen.

Mit der Urlaubs- und Genehmigungssoftware können Sie Richtlinien erstellen, mit denen Mitarbeiter ihren Vorgesetzten die Genehmigung für Abwesenheiten erteilen, Notizen hinzufügen, um zu erklären, wann sie aus persönlichen Gründen abwesend sind, und Mitarbeiter als autorisierte Benutzer zu ihrem System hinzufügen können.

Sie können auch Richtlinien erstellen, mit denen Mitarbeiter ihren Vorgesetzten erlauben können, sie für Fernarbeit oder flexible Arbeitszeiten zuzulassen. Auf diese Weise können Sie Ihre Mitarbeiter besser im Auge behalten und wissen, wenn jemand nicht zur Arbeit erscheint.

Fazit

Urlaubs- und Genehmigungssoftware ist ein unverzichtbares Instrument für Personalleiter, Manager von Fernarbeitern und Manager von flexiblen oder ferngesteuerten Mitarbeitern. Sie kann auch zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten, Heimarbeit und flexiblen Arbeitszeiten eingesetzt werden.

Mit der Urlaubs- und Genehmigungssoftware können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter Urlaub nehmen, und wenn sie es tun, können Sie die Gründe dafür einsehen. Sie können auch Richtlinien erstellen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihren Vorgesetzten die Genehmigung für Abwesenheit oder flexible Arbeitszeiten zu erteilen, während sie gleichzeitig Kollegen als autorisierte Benutzer hinzufügen können. Urlaubs- und Genehmigungssoftware wird häufig zur Verwaltung von Fernarbeit eingesetzt, kann aber auch zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten, Heimarbeit und flexiblen Arbeitszeiten verwendet werden.

Cristina Martin

Direktor/in für Personal und Talentmanagement | LinkedIn | | Web | +post

Professionelle Fachkraft mit über 20 Jahren umfassender Erfahrung in verschiedenen Bereichen des Personalwesens (Recruiting, Schulung, Arbeitsschutz und Personalverwaltung). Erfahrung in der Geschäftsführung: Umfassendes Verständnis für das Unternehmen und das Personalwesen.

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