Wie verwaltet man den Urlaub der Mitarbeitenden?

Das System für Urlaubs- und Abwesenheitsanträge vereinfacht die Verwaltung der Anwesenheit. Mitarbeitende stellen Anträge über die mobile App oder das Webportal und erhalten eine Bestätigung per E-Mail und Push-Benachrichtigung. Bis zu drei Genehmigende werden über jeden Antrag informiert, sodass keiner übersehen wird. Nutzer können ihre Anträge jederzeit prüfen und zurückziehen, und die Administratoren können sie mit voller Transparenz annehmen oder ablehnen.

Kann ich sehen, welche Mitarbeitenden im Urlaub sind?

Ja. Sie sehen in einer einzigen Ansicht den Abwesenheits- und Urlaubskalender und erkennen, an welchen Tagen Ihr Team abwesend ist und aus welchem Grund. Das gibt Ihnen die Flexibilität zu wissen, wann das Team verfügbar ist, und die nötigen Anpassungen vorzunehmen. Administratoren können den Kalender einfach aktualisieren – besonders nützlich für Unternehmen mit großen Mitarbeitergruppen, die den Überblick über die Kontingente jeder Person behalten müssen.

Kann ich einen Urlaubsantrag ablehnen?

Ja! Wenn Sie die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeitenden erhalten, haben Sie die Möglichkeit, sie zu genehmigen oder abzulehnen. Unabhängig von der Entscheidung wird die Person per E-Mail informiert.

Welche Arten von Abwesenheiten gibt es?

Abwesenheiten aus verschiedenen Gründen sind wichtig, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu erhalten, da sie den Mitarbeitenden die nötige Zeit und Unterstützung in schwierigen Momenten geben. Zu den häufigsten Gründen zählen: Arztbesuche, Vorsorgeuntersuchungen, Tod einer bzw. eines Angehörigen, Umzug und Heirat. Jeder Grund erfordert eine besondere Behandlung, etwa Freistellung, Sonderurlaub oder die Befreiung von Überstunden.

Welche Arten von Urlaub kann eine Person beantragen?

Bei der Organisation des Team-Urlaubs haben Sie mehrere Optionen. In der Konfiguration legen Sie die maximale Anzahl an Urlaubstagen pro Jahr fest (zum Beispiel 22 Arbeitstage pro Jahr). Sie können den Urlaub auch nach der Betriebszugehörigkeit berechnen, wahlweise nach Arbeits- oder Kalenderjahr. Wenn die Person jedes Vertragsjahr erreicht, erneuert sich ihr Urlaub automatisch; ist für ein Jahr keine Konfiguration hinterlegt, gilt die des Vorjahres (zum Beispiel 10 Tage pro geleistetem Jahr).

Wie können Mitarbeitende ihren Urlaub in Sesame HR beantragen?

Mitarbeitende können ihren Urlaub direkt über das Web-Dashboard oder die mobile App von Sesame HR beantragen. Sie wählen einfach die gewünschten Tage, geben die Abwesenheitsart an und senden den Antrag ab. Nach dem Absenden erhält die genehmigende Person eine Benachrichtigung, um ihn zu genehmigen oder abzulehnen.

Lassen sich individuelle Urlaubsrichtlinien für verschiedene Teams oder Abteilungen konfigurieren?

Ja. Mit Sesame HR können Sie mehrere Urlaubskalender erstellen und sie nach Unternehmen, Abteilung oder sogar nach Nutzer zuweisen. Das erleichtert die Anpassung an die spezifischen internen Richtlinien jeder Organisation.

Wie werden die Genehmigungen von Urlaubsanträgen verwaltet?

Das System ermöglicht es, Genehmigungsketten einzurichten, sodass die Anträge vor der Genehmigung die festgelegten Verantwortlichen durchlaufen. Die Führungskräfte erhalten Benachrichtigungen und können die Anträge von jedem Gerät aus bearbeiten.

Kann ich den Urlaubskalender des gesamten Teams einsehen, um Überschneidungen zu vermeiden?

Ja. Sesame HR bietet eine Kalenderansicht, in der die Abwesenheiten und der Urlaub des gesamten Teams in Echtzeit sichtbar sind – das hilft bei der Planung und vermeidet Konflikte im Zeitplan.

Wie passt sich Sesame HR an den Bildungssektor bei der Verwaltung von Lehr- und Verwaltungspersonal an?

Bildungseinrichtungen haben eine sehr besondere Personalstruktur: Lehrkräfte mit wechselnden Arbeitszeiten, Verwaltungs- und Servicepersonal sowie eine hohe Befristungsquote im Zusammenhang mit dem Schuljahr. Mit Sesame HR konfigurieren Sie den Arbeitskalender jeder Einrichtung (Unterrichtszeiten, Schulferien und lokale Feiertage), erfassen die Arbeitszeit der Lehrkräfte von jedem Gerät aus, verwalten Vertretungen mit einer aktuellen Übersicht des verfügbaren Personals und seiner Qualifikationen und bündeln die gesamte Dokumentation: Verträge, Qualifikationen, Akkreditierungen und Weiterbildungen.

Software für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten

Verwalten Sie Urlaub
ohne Tabellenkalkulation

Urlaub per E-Mail oder in Tabellen zu verwalten führt zu Fehlern und Konflikten. Mit Sesame HR stellen Mitarbeitende Anträge und Verantwortliche genehmigen mit einem Klick.

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Vereinfachen Sie die Urlaubsverwaltung

Automatisieren Sie Anträge, Genehmigungen und Nachverfolgung für Mitarbeitende und Administratoren.

Volle Transparenz im Kalender

Sehen Sie den Urlaub und die Abwesenheiten Ihres gesamten Teams in einem intuitiven Kalender.

Liste der Abwesenheitsanträge mit ihrem Status

Zentralisierte Informationen

Bündeln Sie alle Abwesenheitsdaten an einem Ort und treffen Sie Entscheidungen im Handumdrehen.

Mitarbeiterin beantragt Urlaub über ein Tablet

Urlaub mit einem Klick genehmigen

Konfigurierbarer Genehmigungsablauf. Der Kalender aktualisiert sich automatisch.

Antrag per Smartphone

Die Mitarbeitenden beantragen ihre Tage und sehen sofort, ob es Konflikte mit dem Team gibt.
Push-Genehmigung

Die Führungskraft erhält eine Benachrichtigung und genehmigt oder lehnt in Sekunden per Smartphone ab.
Aktueller Kalender

Sobald genehmigt, zeigt der Teamkalender die Abwesenheit an. Ohne Doppelarbeit.

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Flexible Konfiguration.

Legen Sie die Urlaubstage nach Tarifvertrag fest: fix, nach Betriebszugehörigkeit oder unbegrenzt, mit Erneuerung nach Kalenderjahr, Arbeitsjahr oder Monat.

Antragsarten: Homeoffice, Urlaub und Abwesenheiten

Maßgeschneiderte Anträge.

Ermöglicht halbe Tage mit Durchschnittsberechnung und drei Antragsarten – nach Tagen, Zeitfenster oder Freistunden – mit optionalem oder verpflichtendem Nachweis.

Ansammlung mit Verfall.

Nicht genutzte Tage werden in den nächsten Zeitraum übertragen – mit konfigurierbarem Verfallsdatum, Saldoanpassungen mit Verlauf und Sperren an kritischen Terminen.

Saldo immer aktuell.

Jede und jeder Mitarbeitende sieht die genauen Tage in Echtzeit, ohne manuelle Berechnungen oder Tabellen, und Sie vermeiden Fehler bei jedem Antrag.

Ihr Urlaub, überall sichtbar.
Ohne Überraschungen

Synchronisierung mit Google Calendar, Antrag für halbe Tage oder Stunden und Sperrung kritischer Termine, um Ihren Betrieb zu schützen.

Google Calendar und Outlook integriert

Automatische bidirektionale Synchronisierung, ohne Doppelarbeit.
Flexible Anträge ohne Grenzen

Halber Tag, einzelne Stunden oder ganzer Tag – mit Saldo in Echtzeit.
Konfigurierbare Sperrtermine

Sperren Sie kritische Termine und verhindern Sie Anträge in Schlüsselzeiträumen.
Mehrstufige Genehmigung mit Delegation

Konfigurierbare Genehmigungsketten, mit Delegation und Push-Benachrichtigungen.

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Ihren Anforderungen an

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Abwesenheiten aus verschiedenen Gründen sind wichtig, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu erhalten, da sie den Mitarbeitenden die nötige Zeit und Unterstützung in schwierigen Momenten geben. Zu den häufigsten Gründen zählen: Arztbesuche, Vorsorgeuntersuchungen, Tod einer bzw. eines Angehörigen, Umzug und Heirat. Jeder Grund erfordert eine besondere Behandlung, etwa Freistellung, Sonderurlaub oder die Befreiung von Überstunden.
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Bildungseinrichtungen haben eine sehr besondere Personalstruktur: Lehrkräfte mit wechselnden Arbeitszeiten, Verwaltungs- und Servicepersonal sowie eine hohe Befristungsquote im Zusammenhang mit dem Schuljahr. Mit Sesame HR konfigurieren Sie den Arbeitskalender jeder Einrichtung (Unterrichtszeiten, Schulferien und lokale Feiertage), erfassen die Arbeitszeit der Lehrkräfte von jedem Gerät aus, verwalten Vertretungen mit einer aktuellen Übersicht des verfügbaren Personals und seiner Qualifikationen und bündeln die gesamte Dokumentation: Verträge, Qualifikationen, Akkreditierungen und Weiterbildungen.