Software zur Verwaltung von Schichten und Schichtplänen

Schichten für Ihre Mitarbeitenden effizient zu erstellen ist mit unserem Tool ganz einfach. Sie können Mitarbeitenden problemlos verschiedene Schichten an mehreren Standorten zuweisen. Das Tool bietet Ihnen eine Ansicht, in der Sie die Schichten jeder Person sehen, sodass sich Überschneidungen oder Zuweisungsfehler vermeiden lassen. So organisieren Sie die Schichten an allen Standorten optimal und behalten die Informationen klar und übersichtlich im Blick, um sie schnell und effizient zu verwalten.

Um Schichten zuzuweisen, benötigen Sie zunächst eine Ansicht mit zwei Feldern. Im ersten sehen Sie alle Schichtarten, die diesem Schichtplan zugewiesen sind, im zweiten die Mitarbeitertabelle mit den Tagen und den Abkürzungen der Schichten. Klicken Sie auf die Schicht, die Sie zuweisen möchten, und anschließend auf den Tag, um sie bei jeder Person zu markieren. Wählen Sie sie dann aus und klicken Sie auf „Speichern“ und „Veröffentlichen“. Wenn einige Mitarbeitende Wechselschichten haben, ist das kein Problem: Sie können eine Periodizität festlegen, damit sie sich in bestimmten Abständen wiederholt – das spart Zeit und stellt sicher, dass alle die benötigten Schichten haben.

Um die Daten visuell darzustellen, können Sie eine Tabelle mit Hintergrundfarbe für die verschiedenen Schichtpläne verwenden. Zum Beispiel lassen sich Frühschichten gelb hervorheben, während Spätschichten blau erscheinen. Das ermöglicht einen schnellen und klaren Überblick über die Schichten der Mitarbeitenden.

Nachtschichten sind in vielen Berufen ein wichtiger Bestandteil. Sesame HR bietet Lösungen für ihre Zuweisung, damit Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten problemlos organisieren können. Die Plattform erfasst die Nachtschicht als eine einzige Schicht, sodass es bei der Stundenberechnung keine Probleme gibt und die korrekte Vergütung gewährleistet ist. Zudem bietet sie intelligente Funktionen wie die regelbasierte Erstellung, um sicherzustellen, dass die Schichten gerecht unter den Mitarbeitenden verteilt werden.

Um ein Wiederholungsmodell für die Schichtverteilung zu erstellen: Konfigurieren Sie die Muster wochenweise und wählen Sie die Schicht für jeden Wochentag. Sie können so viele Wochen hinzufügen, wie Sie für die Wiederholung des Musters benötigen. Sobald konfiguriert, wählen Sie die Schicht für jeden Tag und stellen sicher, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Speichern Sie die Konfiguration und weisen Sie sie anschließend zu, damit die Verteilung effizient erfolgt. Behalten Sie die zugewiesenen Schichten im Blick, um Änderungen zu erkennen und sie bei Bedarf anzupassen.

Ja, Schichten können Pausen enthalten, die dem Zeitplan hinzugefügt werden sollten, damit die Mitarbeitenden die angemessene Pause erhalten. Sind die Schichten als automatische Pause gekennzeichnet, müssen sie nicht separat zum Zeitplan hinzugefügt werden – das spart Zeit. Die Pausen können volle oder anteilige Stunden umfassen und müssen die geltenden gesetzlichen Vorgaben zu Anzahl und Dauer nach den jeweils geltenden Vorschriften erfüllen.

Eine Software für die Schichtplanung ermöglicht es, Arbeitszeiten effizient zu erstellen und zuzuweisen – unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, ohne Überschneidungen und mit Gewährleistung der Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften. Zudem erleichtert sie die Anpassung an unvorhergesehene Änderungen und verbessert die interne Kommunikation, indem jede Änderung automatisch mitgeteilt wird.

Ja. Mit Sesame können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten einsehen, Benachrichtigungen über Änderungen erhalten und in einigen Fällen Änderungen beantragen oder Schichten über die mobile App tauschen – das verbessert Flexibilität und Autonomie des Personals.

Die Automatisierung reduziert menschliche Fehler, spart Zeit bei der Planung, gewährleistet die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, indem sie ihnen mehr Klarheit und Kontrolle über ihre Arbeitszeiten gibt. Zudem lassen sich Berichte und Analysen erstellen, die die Personalverwaltung optimieren.

Der Gesundheitssektor (Kliniken, Krankenhäuser, Pflegeheime, Gesundheitszentren) hat sehr spezifische Anforderungen: 24-Stunden-Dienste, Bereitschaftsdienstverwaltung, Kontrolle von Qualifikationen und Zertifizierungen sowie die strikte Einhaltung von Personalquoten. Mit Sesame HR erstellen Sie Schichtvorlagen, die auf die Besonderheiten des Gesundheitswesens zugeschnitten sind, und verwalten Bereitschaftsdienste effizient. Außerdem speichern Sie Qualifikationen und richten Warnungen ein, wenn eine Zertifizierung bald abläuft. Die Verwaltung von Krankmeldungen – im Gesundheitswesen besonders kritisch – erfolgt in Echtzeit, erleichtert die Suche nach Vertretungen mit dem passenden Profil und erstellt die für die Branche erforderliche Dokumentation der Arbeitszeiterfassung.