Software für die Ausgabenkontrolle

Ja. Mit Sesame lassen sich Reisekosten und Kilometergeld effizient verwalten. Mitarbeitende können ihre Fahrten erfassen, und das System berechnet automatisch den entsprechenden Betrag nach dem vom Unternehmen festgelegten Kilometersatz. Zudem lässt sich ein Nachweis der Strecke anhängen, etwa Screenshots von Karten oder Fotos des Kilometerzählers.

Mit dem Add-on „Ausgabenkontrolle“ buchen Sie mindestens drei Nutzer, denen jeweils eine virtuelle Karte zugeordnet wird. Die Karten können Sie aktivieren und Ihren Mitarbeitenden zuweisen. Sie können jederzeit weitere Nutzer hinzubuchen und erhalten bei Bedarf die entsprechenden Karten.

Sesame bietet die Möglichkeit, physische oder virtuelle Firmenkarten für Mitarbeitende auszustellen. Diese Karten ermöglichen es, Ausgaben zu kontrollieren und zu begrenzen, da sich Ausgabenlimits und erlaubte Kategorien festlegen lassen. Zudem werden alle mit diesen Karten getätigten Transaktionen automatisch im System erfasst, was die Verwaltung und Nachverfolgung der Ausgaben vereinfacht.

Ausgaben in Sesame können die Mitarbeitenden erfassen, denen der Administrator Zugriff auf das Tool gewährt hat. Der Administrator kann beliebigen Mitarbeitenden den Zugriff über folgenden Pfad gewähren: Ausgabenkontrolle >> Mitarbeitende >> Mitarbeitende zuweisen. Sobald der Zugriff gewährt wurde, erhalten die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung, dass sie ihre Ausgaben nun erfassen können.

Die von den Mitarbeitenden erfassten Ausgaben werden automatisch zur Prüfung an die zuständige verantwortliche Person gesendet. Über die Sesame-Plattform kann diese jede Ausgabe mit einem einzigen Klick genehmigen, ablehnen oder weitere Informationen anfordern. Das beschleunigt die Verwaltung und stellt die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicher.

Ja. Sie können Ihre Karte zum Wallet auf Ihrem Smartphone hinzufügen und damit bequem bezahlen. Sie müssen sie nur einrichten, und sobald Sie bezahlen, erscheint auf dem Bildschirm Ihres Mobilgeräts eine Benachrichtigung, über die Sie Ihre Ausgabe erfassen können.

Der Bereich „Rückerstattung“ dient dazu, die Ausgabe der Mitarbeitenden zu dokumentieren; die Transaktion selbst erfolgt außerhalb des Tools. In diesem Bereich sehen Sie zwei Arten von Ausgaben: private Ausgaben, die Mitarbeitende zurückerstatten müssen, weil sie mit der Firmenkarte eine private Ausgabe getätigt haben (es ist nur der Gesamtbetrag sichtbar, nicht die Details der Ausgabe, da es sich um personenbezogene Daten handelt); und berufliche Ausgaben, die Mitarbeitende vorgestreckt haben und die das Unternehmen ihnen erstatten muss. Sie können auswählen, welche Ausgaben Sie bearbeiten, und markieren, wie Sie sie ausgeglichen haben – die gesamte Verwaltung an einem Ort.

Sesame bietet eine große Vielfalt an Berichten und Analysen, die einen klaren und detaillierten Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens geben. Sie können Berichte nach Ausgabenkategorie, Abteilung, Projekt oder Mitarbeitendem erstellen sowie Analysen von Ausgabentrends im Zeitverlauf. Diese Berichte helfen Ihnen, Muster zu erkennen, Sparpotenziale zu entdecken und fundierte Entscheidungen zu treffen. Zudem sind sie exportierbar und mit anderen Finanztools kompatibel, was ihre Integration in Ihre Buchhaltungsprozesse erleichtert.

Ja. Mit Sesame lassen sich die Ausgabendaten in Formaten exportieren, die mit verschiedenen Finanz- und Buchhaltungstools kompatibel sind. Das erleichtert die Integration in bestehende Systeme und sorgt für eine genaue und aktuelle Buchhaltung.