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Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter: Wie kann sie verbessert werden?
Entdecken Sie, wie Sie die Arbeitsproduktivität Ihrer Mitarbeiter mit den besten Produktivitätstools für Unternehmen auf dem Markt steigern können.
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Alba Gijón
HR Consultant
22 von Mai, 2025
Die Arbeitsproduktivität misst die Effizienz und Leistung der Mitarbeiter. Damit messen wir das Verhältnis zwischen den eingesetzten Ressourcen (Zeit, Geld, Rohstoffe) und dem erzielten Ergebnis.
Eine gute Unternehmensproduktivität ist der Schlüssel zum Funktionieren der Organisation, und in diesem Leitfaden findest du die wichtigsten Hinweise, um die Arbeitsproduktivität in deinem Unternehmen zu verbessern.
Was ist die arbeitsproduktivität?
Auf individueller Ebene ist die Arbeitsproduktivität das Verhältnis zwischen der Arbeit einer Person und den hergestellten Gütern oder der angebotenen Dienstleistung, zusätzlich zu den dafür eingesetzten Ressourcen.
Dies ist eine sehr wichtige Variable für Unternehmen, denn das Unternehmenswachstum und die Effizienz der Organisation hängen von der Produktivität ab.
Wie berechnet man die arbeitsproduktivität? Indikatoren
Du fragst dich sicherlich, wie man die arbeitsproduktivität misst? Die nachfolgende Formel ist die geeignetste, ist aber nahezu unmöglich, sie für jeden einzelnen Mitarbeiter anzuwenden.
Produktivität = hergestellte Produkte oder Dienstleistungen / verbrauchte Arbeitsressourcen
Deshalb erfolgt die Bewertung der Arbeitsleistung anhand von Produktivitätsindikatoren oder KPIs.
Zeit pro aufgabe
Es wird mittels folgender Formel berechnet:
Gesamtzeit für den Abschluss der Aufgabe / Anzahl der Ausführungen
Optimal ist ein so niedriger Wert wie möglich, ohne jedoch die Endqualität des Produkts zu beeinträchtigen. Anhand dieser Metrik können Unterschiede in der Arbeitsproduktivität zwischen verschiedenen Schichten oder Teams erkannt werden.
Überstunden
Dies ist einer der wichtigsten Indikatoren der arbeitsproduktivität. Neben den hohen wirtschaftlichen Kosten für das Unternehmen deuten sie auf eine Überlastung oder einen Mangel an Zeit zur Erledigung der Aufgaben hin.
Zwar spielt der Kontext eine Rolle: Ein unerwarteter Arbeitsanstieg, ein neues Produkt oder eine besondere Kampagne können zu einem Anstieg führen, was berücksichtigt werden muss.
Qualitätskontrolle
Wie bereits erwähnt, nützt es nichts, die durchschnittliche Aufgabendauer zu reduzieren, wenn das Endprodukt nicht die Qualitätsstandards erfüllt. Der Prozentsatz an Fehlern ist umgekehrt proportional zum Index der arbeitsproduktivität.
Weniger Fehler bedeuten mehr Arbeitseffizienz. Die Veröffentlichung dieser Daten sollte ein weiterer Anreiz sein, das Team zu motivieren.
Mitarbeiterfluktuation
Man kann die folgende Formel verwenden:
Anzahl der Abgänge / Gesamtzahl der aktiven Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum
Je niedriger das Ergebnis, desto produktiver ist das Unternehmen, da es zeigt, dass die Mitarbeiter zufrieden sind und keine Produktivität verloren geht, wenn sie ersetzt werden. Es ist auch wichtig, mögliche Unterschiede zwischen Teams oder Abteilungen zu identifizieren.
Leistungsstärkste mitarbeiter
Dieser KPI bezieht sich auf die produktivsten Mitarbeiter. Einerseits ermöglicht er es, die besten Mitarbeiter zu identifizieren, also jene, die für eine Beförderung in Frage kommen.
Andererseits zeigt er auch, welche Mitarbeiter eine geringere Arbeitsproduktivität aufweisen und möglicherweise zusätzliche Schulungen benötigen.
Umsatzwachstum
Der Verkauf ist das vorrangige Ziel eines jeden Unternehmens. Um die Arbeitsproduktivität der Vertriebsabteilungen zu messen, können wir jeden Verkäufer und sein jeweiliges Gebiet einzeln analysieren.
Auch hier muss der Indikator der Arbeitsproduktivität kontextualisiert werden: Was in einem Bereich funktioniert, muss in einem anderen nicht erfolgreich sein. Es kostet mehr, in einem neuen Markt zu verkaufen als in dem Markt, in dem das Unternehmen bereits etabliert ist.
Gewinn pro mitarbeiter
Mit Hilfe der Formel Gesamtgewinn / Anzahl der Mitarbeiter können wir den Gewinn pro Mitarbeiter ermitteln.
Dieser Indikator der Unternehmensproduktivität kann alle Mitarbeiter des Unternehmens einbeziehen oder auf bestimmte Abteilungen, Filialen, Märkte usw. beschränkt werden. Er wird oft verwendet, wenn Zeitarbeitsfirmen, Freiberufler oder Subunternehmen herangezogen werden, da ein hoher Gewinn eine hohe Arbeitsproduktivität impliziert.
Wie verbessert man die arbeitsproduktivität eines unternehmens?
Wir wissen bereits, wie man die arbeitsproduktivität eines unternehmens und seiner Mitarbeiter misst, aber das Ziel dieses Leitfadens war es, die Arbeitsleistung von Unternehmen zu verbessern.
Schauen wir uns an, wie wir produktiver sein können. Zunächst sei jedoch daran erinnert, dass es unmöglich ist, langfristig ein sehr hohes Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten. Viele Einflussfaktoren führen zu Schwankungen.
1. Zeitmanagement am arbeitsplatz
Die Zeit optimal zu nutzen ist entscheidend, weshalb es wichtig ist, in der Lage zu sein, dringende und wichtige Aufgaben zu priorisieren. Es ist wesentlich, zwischen Schlüsselaufgaben, unwichtigen und unnötigen Tätigkeiten zu unterscheiden. Gelingt dies, häufen sich keine Aufgaben an.
2. Arbeiten nach zielen
Ziele motivieren das team. Man sollte Ziele auf drei Ebenen verfolgen, da das langfristige Ziel dazu verleiten kann, Aufgaben aufzuschieben.
Daher können Ziele für kurze und mittelfristige Zeiträume (täglich, wöchentlich, monatlich) gesetzt werden, die die Motivation aufrechterhalten und die Arbeitsproduktivität steigern. Das Gleiche gilt sowohl für individuelle als auch für Gruppen-Ziele.
3. Teamzusammenhalt
Eine verstärkte interne Konkurrenz unter Mitarbeitern kann schädlich sein. Ein gesundes Maß an internem Wettbewerb ist in Ordnung, aber wenn er das Arbeitsklima beschädigt, leidet die Arbeitsproduktivität.
Es ist vorzuziehen, auf interne Zusammenarbeit zu setzen. Ein positives Arbeitsumfeld fördert die Kooperation, die Mitarbeitermotivation und eine gesteigerte individuelle sowie kollektive Leistung.
4. Arbeitsflexibilität und homeoffice
Unvereinbare Arbeitszeiten oder die Schwierigkeit, sich an Schichtarbeit anzupassen, können die Ursache für eine hohe Mitarbeiterfluktuation sein.
Maßnahmen wie flexible Arbeitszeiten oder Homeoffice helfen, diesen Index zu senken, indem sie dem Mitarbeiter ermöglichen, seine Arbeitszeit selbst zu verwalten. Um effizient zu arbeiten, dürfen dadurch jedoch nicht andere Indikatoren der Unternehmensproduktivität beeinträchtigt werden.
5. Kontinuierliche weiterbildung
Es gibt Fälle, in denen die Arbeitsleistung sinkt, weil der Mitarbeiter veraltet ist. Wenn die Indikatoren der Arbeitsproduktivität darauf hindeuten, dass ein Mitarbeiter an Effizienz verliert, sollte die Situation analysiert und ihm die Teilnahme an Schulungen oder Weiterbildungen angeboten werden. Das Unternehmen sollte solche Weiterbildungsaktivitäten bereitstellen.
6. Motivation und berufliche entwicklung
Oft hängt die Arbeitsproduktivität mit der Motivation des Mitarbeiters zusammen. Ein attraktives Projekt oder eine herausfordernde Aufgabe wirkt stets ansprechender. Deshalb ist es wichtig, das Team motiviert zu neuen Herausforderungen zu führen.
Das Angebot von Möglichkeiten zur beruflichen entwicklung dient dazu, die Motivation aufrechtzuerhalten, Talentverluste zu vermeiden und das Wachstum von Unternehmen und Mitarbeitern zu fördern.
7. Regelmäßige pausen während der arbeitsschicht
Der Mensch kann nicht 8 Stunden am Stück konzentriert arbeiten. Es kommt der Punkt, an dem unsere Leistung sinkt, und damit auch unsere Produktivität.
Wenn Mitarbeitern die Möglichkeit eingeräumt wird, kurze Pausen von etwa 5 Minuten während der Arbeit einzulegen, können sie kurz abschalten und kehren mit neuer Frische und höherer Produktivität zurück.
Tools für arbeitsproduktivität und zeitmanagement
Damit ein Unternehmen produktiv sein kann, muss es über die besten Tools zur Steigerung der Arbeitsproduktivität verfügen, die es den Teams ermöglichen, ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.
Sie sollten einfach zu bedienen, unkompliziert, aber effizient sein. Eine intuitive Handhabung ist der Schlüssel, damit die Mitarbeiter das Maximum herausholen können.
Sesame HR
Sesame ist eines der 360°-Tools für Unternehmensproduktivität, und zu seinen vielen Funktionen gehören Aufgabenmanagement, Personalberichtserstellung und Leistungsbewertungen mittels Mitarbeiterbefragungen.
Es ermöglicht die Zeiterfassung und das Nachhalten der gearbeiteten Stunden, berechnet die für jede Aufgabe benötigte Zeit und erstellt Produktivitätsberichte basierend auf den gesammelten Daten.
So fällt es leichter, die besten Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Traust du dich, die Software von Sesame HR auszuprobieren?
Google Drive
Wenn es darum geht, Dokumente im Remote-Arbeitsumfeld zu teilen, ist Google Drive die Nummer 1 unter den Tools zur Steigerung der Arbeitsproduktivität.
Du kannst Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Formulare oder Präsentationen erstellen, Fotos hinzufügen usw.
Zudem können mehrere Personen gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten, was die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erleichtert und die Arbeitsproduktivität stärkt.
Slack
Dies ist eine der im Unternehmensbereich beliebtesten Messenger-Anwendungen. Es können Nachrichten an Nutzer innerhalb und außerhalb des Unternehmens versendet werden, unabhängig von der Uhrzeit; und alle Nutzer haben Zugang zur gleichen Information. Diese wird geteilt und kann durchsucht werden, was die Abstimmung im Team sowie schnelle und effektive Entscheidungsfindung erleichtert.
Trello
Dies ist eines der bekanntesten Aufgabenmanagement-Tools. Es organisiert Funktionen und Aufgaben in Spalten, was den Arbeitsablauf zwischen den verschiedenen Teammitgliedern erleichtert.
Jederzeit lässt sich der Status einer Aufgabe einsehen, Notizen, Checklisten usw. hinzufügen – alles sehr einfach und intuitiv.
Skype
Wer hat nicht schon einmal ein Meeting via Skype durchgeführt? Es ist vermutlich das meistgenutzte Tool für Videokonferenzen, ergänzt durch einen Chat. Zwar hat Zoom infolge des Lockdowns an Popularität gewonnen, doch Skype punktet damit, dass es keine Zeitbegrenzung gibt. Du kannst Meetings so lange ausdehnen, wie du es benötigst.
Cronometer von Pomodoro
Die Zeit wird in 25-minütige Phasen unterteilt, getrennt von Pausen, was die Produktivität der Mitarbeiter und die auf ein Projekt verwendete Zeit unterstützt.
Es umfasst Phasen wie Organisation, Notierung, Aufzeichnung, Durchführung und Visualisierung; und sobald die 25 Minuten Arbeitszeit erreicht sind, folgt eine 5-minütige Pause.
Faktoren, die die arbeitsproduktivität beeinflussen
Wir haben bereits gesagt, dass es viele Faktoren gibt, die direkt die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter und der Teams beeinflussen. Bei internen Faktoren hat das Unternehmen die Möglichkeit, diese zu verbessern.
Externe Faktoren sind schwerer zu steuern und sollten vor Entscheidungen berücksichtigt werden.
Interne faktoren
Neben dem Arbeitsklima, auf das wir später eingehen, spielen die Anzahl und das Profil der Mitarbeiter eine bedeutende Rolle. Ist das Team passend besetzt, gibt es genügend Arbeit und es fallen keine Überstunden an.
Fehlen Mitarbeiter, sinkt die Arbeitsproduktivität. Ebenso leidet die Produktivität, wenn das Unternehmen nicht über Mitarbeiter mit dem passenden Profil für die jeweiligen Aufgaben verfügt.
Externe faktoren
Die wirtschaftliche Lage auf globaler Ebene sowie im speziellen Sektor beeinflusst die Produktivität. Der Preis der Rohstoffe kann die Produktionskosten in die Höhe treiben, und unerwartete Aufträge oder spezielle Kampagnen (Weihnachten, Sommer, Halloween) können die Arbeitsproduktivität verändern. Ebenso spielt der Grad der Marktdurchdringung in einer Region eine Rolle.
Wie beeinflusst das arbeitsklima die arbeitsproduktivität?
Ein gutes Arbeitsklima wirkt motivierend auf die Mitarbeiter. Es sorgt dafür, dass sie sich wohler fühlen und verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit untereinander.
Im umgekehrten Fall, wenn das Arbeitsumfeld schlecht ist, sinkt die Unternehmensproduktivität. Das passiert etwa, wenn das Unternehmen sich nicht bemüht, das Arbeitsklima zu verbessern, oder wenn Entlassungen anstehen.
Die bewertung der arbeitsproduktivität der mitarbeiter
Eine der vielen Aufgaben der personalabteilung wird es sein, das Niveau der arbeitsproduktivität des gesamten Teams sowie jedes einzelnen Mitarbeiters zu messen. Zum Glück gibt es hierzu mehrere Methoden.
Wir haben bereits über die Produktivitätsindikatoren gesprochen, mit denen sich die Bewertung über verschiedene KPIs durchführen lässt, jedoch gibt es weitere Möglichkeiten.
Definition von arbeitsleistung
Die Arbeitsleistung ist das Ergebnis der Arbeit eines Mitarbeiters oder eines Teams. Oft wird sie mit der Leistung verwechselt, die sich auf die Art und Weise bezieht, wie die Aufgaben und Pflichten erfüllt werden.
Ähnlich wie bei der Arbeitsproduktivität stellt sie das direkte Verhältnis zwischen dem Resultat der geleisteten Arbeit und den eingesetzten Ressourcen dar.
Niedrige arbeitsleistung – wie erkennt man sie?
Niedrige Arbeitsleistung liegt vor, wenn die Ziele und Erwartungen nicht erreicht werden. Jedes Unternehmen hat Ziele, ebenso gibt es individuelle Ziele; wenn die Ergebnisse diese Erwartungen nicht erfüllen, spricht man von niedriger Arbeitsleistung.
Die Indikatoren der Unternehmensproduktivität helfen, dieses Problem zu erkennen, welches gravierende Konsequenzen für das Unternehmen hat.
Test der arbeitsleistung
Eine der verschiedenen Methoden zur Bewertung der Mitarbeiterleistung ist ein Test der Arbeitsleistung. Dieser besteht aus einer Reihe von Fragen, die das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erfassen. So können gezielte Maßnahmen zur besseren Personalverwaltung ergriffen werden.
Leistungsbewertung
Eine der gängigsten Methoden zur Messung der Arbeitsleistung der Mitarbeiter ist die Leistungsbewertung nach Kompetenzen.
Sie vermittelt ein realistisches Bild vom Talent und der Leistung der Mitarbeiter und dient dazu, die Stärken des Teams und dessen Schwächen zu identifizieren. Anhand der Ergebnisse wird festgestellt, wo das Team verstärkt werden muss.
Wenn von Leistungsbewertung nach Kompetenzen gesprochen wird, bedeutet dies, dass die Arbeit der Mitarbeiter basierend auf den für den jeweiligen Job erforderlichen Kompetenzen beurteilt wird.
Jeder Arbeitsplatz erfordert bestimmte Fähigkeiten; mithilfe der Leistungsbewertung lässt sich feststellen, ob diese erfüllt werden. Es handelt sich um eine qualitative Metrik, die in eine quantitative umgewandelt werden kann.
Format der leistungsbewertung
Die Leistungsbewertung folgt dem Frage-Antwort-Modell. Die Fragen sollten auf den im Arbeitsalltag geleisteten Aufgaben basieren, während die Antwort in Form einer Bewertungsskala erfolgt.
Diese kann numerisch sein (von 0 bis 5, von 0 bis 10), Sterne oder Begriffe wie gut-durchschnittlich-schlecht oder akzeptabel/unakzeptabel verwenden.
Indikatoren für leistung und arbeitsproduktivität
Wir sagten, dass die Leistungsbewertung nach Kompetenzen qualitativ ist, sie kann jedoch in quantitative Werte umgewandelt werden. Hierfür können eine Reihe von Indikatoren festgelegt werden, die es ermöglichen, die Leistung der einzelnen Mitarbeiter zu vergleichen – sei es innerhalb eines Teams oder zwischen verschiedenen Abteilungen oder Standorten der Organisation.
Indikatoren der arbeitsproduktivität
Um die Arbeitsproduktivität eines Mitarbeiters zu berechnen, kann man die geleisteten Arbeitsstunden durch die Anzahl der produzierten Güter teilen. Bei der Analyse dieses Indikators sollte berücksichtigt werden, dass Menschen keine Roboter sind und der Wert oft schwankend ist.
Arbeits- und Privatfaktoren spielen eine Rolle, weshalb die Berechnung über längere Zeiträume erfolgen sollte.
Indikatoren der wirkung
Wirkung ist die Fähigkeit der Mitarbeiter, ihre Aufgaben gut zu erfüllen. Erfüllen sie ihre Aufgaben, sind sie wirkungsvoll, wenn nicht, wirken sie ineffektiv. Es gilt, zwischen Wirksamkeit – also Dinge richtig oder falsch zu tun – und Effizienz – der Fähigkeit, Aufgaben mit weniger Ressourcen zu erledigen – zu unterscheiden.
Indikatoren der qualität
Wir haben bereits gesehen, dass Qualität einer der wichtigsten Produktivitätsindikatoren ist. Wenn ein Produkt nicht den Qualitätsstandards entspricht, Mängel aufweist oder nicht vermarktet werden kann, sind die investierten Ressourcen verschwendet, was sich negativ auf die Leistung der Mitarbeiter und die Unternehmensproduktivität auswirkt.
Indikatoren der weiterbildung
Diese beziehen sich auf die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter. Oft hängt die Leistung eines Mitarbeiters mit dessen Ausbildung zusammen.
Mit diesem Indikator soll festgestellt werden, ob die Mitarbeiter ausreichend qualifiziert sind, ihre Aufgaben zu erfüllen, oder ob sie zusätzliche Schulungen benötigen.
Trends in der bewertung der arbeitsproduktivität
Datenanalyse und kontinuierliche Bewertung sind die großen Trends in der Bewertung der Arbeitsleistung, ein Bereich, der sich ständig weiterentwickelt.
Diese werden ergänzt durch den Einsatz moderner Technologien, Performance Management und Feedback. Der Mensch steht im Mittelpunkt der Bewertung, wodurch ihm hilft wird, weiter zu wachsen.
Performance management
Durch Performance Management können alle Informationen zu Methoden, Prozessen und der Interaktion zwischen den Mitarbeitern und Teams eines Unternehmens gewonnen werden.
Ein solches System ermöglicht die Überwachung der Prozesse und das Erstellen von Schlüsselauswertungen zur Aufgabenverwaltung und effektiven Teamplanung. Zudem ist es auch im Homeoffice anwendbar.
Individuelles coaching
Es hat sich der Trend von reinen Leistungsvergleichen zu individuellem Coaching entwickelt, bei dem dem Mitarbeiter Feedback zu seinen Stärken und Verbesserungspotenzialen gegeben wird.
Die Soft Skills der Mitarbeiter (Lernfähigkeit, Unternehmenskultur, Teamarbeit) sind immer wichtiger, und Unternehmen bemühen sich, diese zu fördern.
Wie hilft dir Sesame HR, die arbeitsproduktivität zu steigern?
Die Arbeitsproduktivität ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg jedes Unternehmens. Eine effektive Zeitverwaltung, optimierte Prozesse und erleichterte Kommunikation sind wesentliche Elemente, um effizientere und motiviertere Teams zu schaffen.
Sesame HR ist eine Software zur personalverwaltung, die entwickelt wurde, um die Produktivität der Mitarbeiter durch Automatisierung von Aufgaben, Zeitmanagement und Verbesserung des Arbeitsklimas zu steigern.
Im Folgenden zeigen wir dir, wie Sesame HR dir dabei helfen kann, die Produktivität in deinem Unternehmen zu optimieren:
Automatisierung administrativer Aufgaben
Manuelle und repetitive Aufgaben nehmen wertvolle Zeit in Anspruch, die für strategische Tätigkeiten genutzt werden könnte. Mit Sesame HR erhältst du eine Zeiterfassung mittels digitalem Check-in von jedem Gerät aus und kannst Abwesenheiten sowie Urlaubsanträge ganz einfach verwalten – ohne endlose E-Mail-Korrespondenzen.
Zudem ermöglicht der Dokumentenmanager die Digitalisierung von Dokumenten und Arbeitsverträgen, welche an einem zentralen Ort gebündelt werden. Automatische HR-Berichte erleichtern eine schnelle Analyse.
Optimierung des zeitmanagements
Die Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen in einem Unternehmen, und Sesame HR hilft dabei, diese effizient zu verwalten – dank eines Planers für Schichten und Arbeitszeiten. Die Echtzeiterfassung der Arbeitszeit stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher und überwacht die Arbeitsbelastung, um Überlastungen oder Ineffizienzen zu vermeiden.
Verbesserung der internen kommunikation
Eine reibungslose Kommunikation fördert die Abstimmung zwischen den Teams und minimiert Fehler. Mit Sesame HR erhältst du ein Mitarbeiterportal mit Zugriff auf wichtige Informationen wie Gehaltsabrechnungen, Unternehmensrichtlinien und Zusatzleistungen.
So wird auch Feedback durch Mitarbeiterbefragungen zum Arbeitsklima erleichtert, und alle Informationen werden zentral zusammengeführt, wodurch Daten nicht verstreut werden.
Bewertung und entwicklung von talenten
Investitionen in die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter verbessern deren Leistung und Engagement. Sesame HR bietet 360°-Leistungsbewertungen, mit denen Verbesserungspotenziale aufgedeckt und Erfolge gewürdigt werden.
Schulungs- und Entwicklungspläne fördern Fähigkeiten und Kompetenzen, und das Wachstum wird durch Zielerfassungstools verfolgt.
Datenanalyse und intelligente entscheidungsfindung
Entscheidungen, die auf Daten basieren, sind der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität. Dank Sesame HR hast du Zugriff auf Berichte und Dashboards mit wichtigen HR-Kennzahlen. Dadurch lassen sich Trends bei Fehlzeiten, Mitarbeiterfluktuation und Leistung erkennen und die Planung in Echtzeit optimieren.
Die Steigerung der Arbeitsproduktivität bedeutet nicht, mehr Stunden zu arbeiten, sondern effizienter zu sein. Sesame HR stellt dir die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um Prozesse zu automatisieren, die Zeit zu managen, die Kommunikation zu verbessern und das Potenzial deines Teams zu entfalten.
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