Sesame HRElektronische Unterschrift
Entdecke in diesem Leitfaden zur digitalen Signatur, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet, wie du sie erhalten kannst … und genieße alle Vorteile der Digitalisierung!
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Alba Gijón
HR Consultant
9 von Mai, 2025
Die digitale Signatur ist die fortschrittlichste und sicherste elektronische Unterschrift. Durch das digitale Unterzeichnen von Dokumenten werden alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, da die höchsten Sicherheitsstandards geboten werden, um die Echtheit der unterzeichneten Dokumente und die Identität des Unterzeichners zu zertifizieren. Das Zertifikat wird von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle an einen Dienstleister ausgestellt. Erfahre alles, was du wissen musst in diesem Leitfaden zur digitalen Signatur.
Die Signatur wird durch Verschlüsselung mit dem Dokument verknüpft, und im Bedarfsfall kann die Signatur stets überprüft werden. Eine digitale Signatur muss diesen drei Prinzipien genügen:
Die digitale Signatur kann als die sicherste elektronische Unterschrift angesehen werden, die es heutzutage gibt. Damit können selbst die anspruchsvollsten gesetzlichen und normativen Anforderungen mit voller Garantie erfüllt werden.
Die digitale Signatur bietet maximale Sicherheit hinsichtlich der Identität der unterzeichnenden Person sowie für die Authentizität der unterzeichneten Dokumente – all dies über jedem anderen Unterschriftsverfahren, sei es manuell oder elektronisch. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in deinem Unternehmen auf die elektronische Unterschrift zu setzen.
Wir alle wissen, dass die digitale Transformation unaufhaltsam voranschreitet. Die Einführung elektronischer Unterschriften bringt Unternehmen einen völlig innovativen Wandel im Zuge der technologischen Fortschritte.
Zweifellos handelt es sich um ein Werkzeug, das aktuell sehr häufig genutzt wird, da es nicht erforderlich ist, physisch anwesend zu sein, um ein Dokument zu unterschreiben. Dies ist besonders wichtig angesichts der aktuellen Lage und der Einschränkungen des sozialen Distanzierens.
An dieser Stelle muss erwähnt werden, dass die Vorteile der digitalen Signatur vielfältig sind. Grundsätzlich zeigen sich die Vorteile in der rechtlichen Sicherheit von Transaktionen und im Sparpotenzial, jedoch gibt es auch weitere interessante Aspekte:
Die digitale Signatur ermöglicht es Unternehmen, erheblich Papier zu sparen sowie Versandkosten, Ausgaben für traditionelle Post oder Kosten für physische Lagerräume für Dokumente zu reduzieren.
Jeder, ob als Führungskraft oder im privaten Bereich, kann Dokumente schnell von einem elektronischen Gerät – sei es vom Computer, Tablet oder Mobiltelefon – unterzeichnen. So entfallen Wartezeiten, Anfahrten, Versandwege und umständliche bürokratische Prozesse.
Dank der digitalen Signatur kann jederzeit von jedem Ort aus gearbeitet und unterschrieben werden. Zudem besteht die Möglichkeit, Unterschriften zu verschieben oder vorzeitig zu leisten und sich an unvorhergesehene Situationen anzupassen. In Unternehmen werden alle Dokumente zentral an einem Ort gespeichert, was den Zugriff aus verschiedenen Abteilungen erleichtert.
Die digitale Signatur erhöht deutlich die Transparenz der Sicherheitsprozesse. Ihre Natur verhindert den illegalen Gebrauch des unterzeichneten Dokuments oder eine eventuelle Fälschung.
Die Optimierung der Kundenerfahrung resultiert daraus, dass Verkaufs-, Kauf-, Miet- und Vertragsunterzeichnungsprozesse spürbar vereinfacht werden. Die Implementierung der digitalen Signatur senkt das Risiko von Kundenabbrüchen – beispielsweise bei Online-Abonnements, Fernverkäufen oder Ladenverkäufen.
Die Funktionsweise der digitalen Signatur ist wirklich einfach. Sobald das zu unterzeichnende Dokument geöffnet ist, wird ein mathematischer Algorithmus auf dieses Dokument angewendet, der einen digitalen Fingerabdruck, den sogenannten Hash, erzeugt. Dieser Hash ist eine Nummer, die das Dokument eindeutig identifiziert – ähnlich wie unser Personalausweis oder die Fahrgestellnummer eines Autos. Anschließend wird der Hash mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt. Das Ergebnis dieser Operation ist die digitale Signatur, die dem Dokument hinzugefügt wird.
Der Empfänger des Dokuments benötigt ein Programm, das digitale Signaturen unterstützt. Dieses Programm entschlüsselt den Hash mithilfe eines öffentlichen Schlüssels und berechnet anschließend einen neuen Hash für das Dokument.
Um sicherzustellen, dass das Dokument nicht verändert wurde, müssen der berechnete Hash und der entschlüsselte Hash übereinstimmen. Zudem bestätigt die Software, dass der verwendete öffentliche Schlüssel der Identität des Unterzeichners entspricht.
Sobald du weißt, worum es bei der digitalen Signatur geht, kannst du herausfinden, wie diese Authentifizierungsmethode erstellt wird.
Als Erstes ist zu beachten, dass für die Legalität der digitalen Signatur ein Zertifikat und ein öffentlicher Schlüssel erforderlich sind, die deren Echtheit garantieren.
Daher besteht der erste Schritt darin, sich an eine der zuständigen Behörden zu wenden, die digitale Zertifikate ausstellen. Nachdem du Kontakt aufgenommen hast, musst du deren Büros aufsuchen, um die Echtheit der vorgelegten Dokumente zu bestätigen. Auf diese Weise wird dir das Zertifikat persönlich übergeben. Eines der bekanntesten Zertifikate ist der elektronische Personalausweis, der auch beim digitalen Unterzeichnen mancher Dokumente hilfreich sein kann.
Sobald du diese Zertifizierung erhalten hast, ist es an der Zeit, deine Signatur zu erfassen. Es gibt zahlreiche Programme auf dem Markt, die es ermöglichen, deine Signatur zu digitalisieren. Es ist sogar möglich, dass dir die Zertifizierungsbehörde eine Liste mit empfohlenen Programmen zur Verfügung stellt.
Um dem Prozess zusätzliche Sicherheit zu verleihen, ist hervorzuheben, dass diese Programme die Signatur mithilfe asymmetrischer Kryptographie erstellen und reproduzieren. Auf diese Weise kann die Identifikation der unterschreibenden Person gewährleistet, die Integrität des Inhalts gesichert und nachträgliche Änderungen aufgedeckt werden.
Der Hauptunterschied besteht darin, dass sich die digitale Signatur auf eine Gruppe kryptografischer Methoden bezieht, während der Begriff der elektronischen Unterschrift im Wesentlichen rechtlicher Natur ist, da er einen normativen Rahmen bietet, der deren rechtliche Gültigkeit verleiht.
Die digitale Signatur besitzt zwar auch rechtliche Gültigkeit, verfügt aber nicht über eine juristische Natur. Ihr Ziel ist nicht, einen Willensakt der unterzeichnenden Person zu bezeugen, sondern lediglich die Daten eines Dokuments zu verschlüsseln, um diesem ein höheres Maß an Sicherheit zu verleihen.
Die elektronische Unterschrift ist ein weiter und allgemeiner gefasster Begriff in Bezug auf elektronische Daten. Die digitale Signatur basiert hingegen auf öffentlicher Schlüssel-Kryptographie. So verhindert die digitale Signatur Identitätsfälschungen und ermöglicht die Authentifizierung und Identifikation in sämtlichen administrativen, steuerlichen und bürokratischen Prozessen.
Im Kern bedeutet eine auf digitaler Signaturtechnologie basierende elektronische Lösung, dass elektronische Beweise für Identität und Integrität gesammelt werden können. Je mehr Beweise während des Signaturprozesses gesammelt werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das unterzeichnete Dokument von einer öffentlichen Stelle anerkannt wird.
Wie die Begriffe digitale Signatur und elektronische Unterschrift oft verwechselt werden, ist es auch üblich und falsch, digitales Zertifikat und digitale Signatur gleichzusetzen, da es sich um unterschiedliche Konzepte handelt. Zwar weisen beide Ähnlichkeiten auf – beispielsweise werden sie für schnelle und sichere Online-Transaktionen genutzt – aber ein digitales Zertifikat und eine digitale Signatur sind nicht dasselbe.
Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass das digitale Zertifikat die Verwendung der digitalen Signatur ermöglicht, während die digitale Signatur selbst auf spezifische Dokumente oder Dateien angewandt wird. Das Zertifikat dient dazu, eine Person zu identifizieren, während die Signatur allein lediglich den Unterzeichner des Dokuments markiert, nicht aber dessen Identität verifiziert.
Der bemerkenswerte Rechtswert der digitalen Signatur macht sie in einer Vielzahl von Dokumenten anwendbar, wie beispielsweise bei Versicherungen, Gesundheitsplänen, Kauf- und Mietverträgen und vielem mehr. Zu den häufigsten Anwendungsbereichen zählen:
Die Durchführung von Verfahren mittels digitaler Signatur ist sowohl bei der Zentralverwaltung als auch bei den autonomen und lokalen Behörden möglich. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Signatur ein äußerst nützliches Instrument in der heutigen Zeit ist und mit der Zeit noch verstärkt Anwendung finden wird.
Bei der Implementierung der elektronischen Unterschrift im Unternehmen kann auf ein Programm für digitale Signaturen wie Sesame HR zurückgegriffen werden. Dank dieser HR-Software ist es in jeder Organisation möglich, digitale Signaturen zu erstellen und zu überprüfen – was den Prozess der Dokumentenunterzeichnung erheblich vereinfacht.
Es versteht sich von selbst, dass ein Dokument mit elektronischer Unterschrift dieselbe rechtliche Gültigkeit besitzt wie ein handschriftlich unterzeichnetes Dokument. Zudem bleiben während des gesamten Prozesses alle Daten und Dokumente, die ausgetauscht werden, vertraulich.
So bietet die Software für digitale Signaturen dieselben Funktionen wie eine handschriftliche Unterschrift. Im Unternehmensbereich kann sie beispielsweise bei Bank- oder Handelsgeschäften, Steuererklärungen, öffentlichen Verträgen, elektronischen Abstimmungen oder staatlichen Zertifizierungen (wie Gesetzen und Urteilen) eingesetzt werden. Weitere Einsatzmöglichkeiten finden sich im Versicherungswesen, in Krankenakten oder bei Bewerbungen im öffentlichen Sektor.
Die Verwendung eines Programms für digitale Signaturen im Unternehmen ermöglicht es, sämtliche Dokumente – ob PDF, Excel, Word oder XML – zu unterzeichnen. Mehrere Dateien oder Dokumente können gleichzeitig signiert werden, und es besteht stets die Option, verschiedene Signaturtypen anhand unterschiedlicher Parameter auszuwählen. Eine weitere interessante Funktion ist die Überprüfung der Echtheit und des Gültigkeitsstatus der verwendeten Signaturen. Der Unterzeichner kann dabei die Größe, Position, Farben oder sogar Bilder der Signatur individuell anpassen.
Jedes Unternehmen kann die zahlreichen Vorteile eines digitalen Signaturprogramms wie Sesame HR nutzen, um Dokumente zu zertifizieren und zu verwalten. Sicherheit und Komfort zählen zu den offensichtlichsten, jedoch kann dein Unternehmen auf vielen Ebenen von diesem Werkzeug profitieren:
Du profitierst von einem höheren Sicherheitsniveau bei Transaktionen. Da Dokumente nicht manipuliert werden können, ist das Betrugsrisiko deutlich geringer als bei handschriftlichen Unterschriften – und wie bereits erwähnt, besitzt die digitale Unterschrift dieselbe rechtliche Gültigkeit.
Effizienz und Produktivität steigen, da manuelle Prozesse entfallen und der Unterzeichnungsprozess automatisiert wird. Zudem reduzieren sich Fehler, was sich positiv auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirkt.
Da es nicht erforderlich ist, physisch im Unternehmen anwesend zu sein, um Dokumente zu unterzeichnen, können Unterschriften von überall aus vorgenommen werden – ideal für Homeoffice oder Mitarbeiter, die Kunden außerhalb des Unternehmens treffen.
Es ist nicht nötig, Papier zu verwenden oder physische Lagerräume für Dokumente vorzuhalten. Diese können in der Cloud gespeichert werden, wodurch physische Wege wegfallen. Zudem ist es einfacher, sie später wiederzufinden, und unterschiedliche Abteilungen können bei Bedarf darauf zugreifen.
Da kein Papier verwendet wird, sinkt dessen Verbrauch im Unternehmen, was zweifellos zu einem besseren Umweltschutz beiträgt. Auch wird der Stromverbrauch reduziert, da Dokumente nicht ausgedruckt und anschließend erneut eingescannt werden müssen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vorteile eines Softwareprogramms für digitale Signaturen vielfältig sind. Ein digitales Signaturprogramm bietet weit mehr als nur die Möglichkeit, Dokumente online zu unterzeichnen – es stellt eine Chance dar, betriebliche Prozesse zu beschleunigen und dabei höchste Sicherheit zu gewährleisten.
Die elektronische Unterschrift besitzt dieselbe Gültigkeit wie die handschriftliche Variante, und der Einsatz eines solchen Werkzeugs wird im Unternehmensumfeld immer bedeutender. Möchtest du es in deinem Unternehmen implementieren? Registriere dich und fordere die kostenlose testversion für 14 Tage von Sesame HR an.
Ich bin Ronny Navarrete, Personalberaterin bei Sesame HR. Vereinbare ein Treffen mit meinem Team, um dir zu helfen.
