Alternativen zur Übermittlung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter

Jeden Monat wiederholt sich die gleiche Szene: eine Parade von Mitarbeitern, die zur Buchhaltung gehen, um ihre Gehaltsabrechnungen abzuholen. Es gibt jedoch immer mehr Möglichkeiten, wenn es darum geht, Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter zu senden und vorzubereiten . Das Wissen um Serval-Alternativen kann dem Unternehmen helfen, einen oft langwierigen Prozess zu optimieren.

Eine Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personalwesen

Der erste Schritt zur Straffung des Prozesses zum Senden der Entgeltabrechnung an die Mitarbeiter ist ein ERP für die Entgeltabrechnung. Es ist eine Entgeltabrechnungs- und Personal-Software, mit der Sie Entgeltabrechnungen viel schneller, automatisiert und mit der Gewissheit erstellen können, dass kein Feld leer bleibt. Dies sind die Hauptvorteile von ERP für die Lohn- und Gehaltsabrechnung:

• Weniger Zeit und Kosten: Die Entgeltabrechnungsautomatisierung ermöglicht es, die Entgeltabrechnung schneller vorzubereiten, damit sie immer pünktlich geliefert wird. Darüber hinaus werden Berechnungen ohne Fehlerspanne durchgeführt, wodurch Verluste aufgrund von Überzahlungen oder der Nichteinhaltung von Steuerpflichten reduziert werden.
• Weniger Fehler: Ein weiterer Vorteil der Automatisierung ist, dass die Software die Anzahl der Entgeltabrechnungsfehler erheblich reduziert. Notwendige Änderungen können ohne Furcht vor einer Lohnabrechnungsdiskrepanz vorgenommen werden.
• Informationen sind immer griffbereit: Eine Software für die Vorbereitung und den Versand von Mitarbeitergehaltsabrechnungen hilft dabei, eine Datenbank mit den Gehaltsabrechnungen jedes Mitarbeiters zu erstellen. Es enthält die Stunden, Gehälter oder Leistungen aller Mitarbeiter, mit sofortigem Zugang im Bedarfsfall.

Die Verwendung einer Software zum Senden von Entgeltabrechnungen führt zu einer größeren und effizienteren Kontrolle. Die Personalabteilung wird in der Lage sein, dies kontinuierlich zu verfolgen, einschließlich einer Aufzeichnung der verschiedenen Bewegungen, die generiert wurden.

So senden Sie Gehaltsabrechnungen

Mit einer Entgeltabrechnung und HR-Software ist es auch einfacher, diese Dokumente an die Mitarbeiter zu senden. Gehaltsabrechnungen müssen zum Zeitpunkt der Zahlung geliefert werden, es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, sie per Hand zu liefern. Logischerweise ist E-Mail die wichtigste Alternative zum Versand von Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter, aber mehrere Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz für Mitarbeiter müssen berücksichtigt werden.

Senden von Mitarbeitergehaltsabrechnungen per E-Mail

Die Situation ist etwas anders, je nachdem, ob das Unternehmen seinen Mitarbeitern ein Firmen-E-Mail-Konto zur Verfügung stellt oder ob sie ihre eigene persönliche E-Mail-Adresse verwenden. Bei Unternehmenskonten wird davon ausgegangen, dass der Anbieter selbst für die Umsetzung aller Sicherheitsmaßnahmen verantwortlich ist. Wenn sie an die persönliche Post der Mitarbeiter gesendet werden, müssen sie ihre Zustimmung geben, Gehaltsabrechnungen per E-Mail zu erhalten, und das Unternehmen muss eine Alternative anbieten.

Es ist erwähnenswert, dass, wenn das Unternehmen beschließt, die Gehaltsabrechnungen per E-Mail zu senden, anstatt sie per Hand zu liefern, das Unternehmen die Mittel für die Mitarbeiter bereitstellen muss, um sie herunterzuladen. Darüber hinaus sollten E-Mails verschlüsselt werden, um ein Austreten personenbezogener Daten zu vermeiden.

Senden von Mitarbeitergehaltsabrechnungen per Post von einer Plattform aus

Viele Unternehmen haben ihre eigene Plattform, auf der die Arbeitnehmer Zugriff auf ihren Arbeitskalender, ihre Schichten, ihren Tarifvertrag und ihre Gehaltsabrechnungen haben. Ist es in Ordnung, Gehaltsabrechnungen auf diesen Plattformen zu posten, damit jeder Benutzer sie herunterladen kann? Ja, aber nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Das Unternehmen muss dem Mitarbeiter den Zugang zu dieser Plattform mit den persönlichen Passwörtern jedes Mitarbeiters ermöglichen.

Wenn das Unternehmen einen eigenen Server einsetzt, muss das Unternehmen neben anderen Sicherheitsmaßnahmen auch die Datenverschlüsselung, die Begrenzung des unbefugten Zugriffs sowie Sicherungskopien oder Firewallsübernehmen. Im Falle der Beauftragung der Plattform an einen Dritten ist der Lieferant dafür verantwortlich, dass diese digitalen Sicherheitsanforderungen erfüllt werden.

Die Verwendung eines ERP für die Gehaltsabrechnung ist in der Regel mit Plattformen und dem Versand von Mitarbeitergehaltsabrechnungen per E-Mail kompatibel. Mit der Sesame-HR-Software können Sie diese Art von Dokumenten an Mitarbeiter senden, sodass sie leicht darauf zugreifen können.

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