Wie man die Arbeitsproduktivität kontrolliert?

25 von Oktober, 2022

Zwei der Begriffe, die ein Arbeitgeber niemals aus den Augen verlieren darf, sind Effizienz und Qualität, um sicherzustellen, dass die Tätigkeit des Unternehmens produktiv ist und dass es seine kurz- und langfristigen Ziele erreichen kann. In diesem Sinne werden Produktivitätsmetriken wie Key Performance Indicators (auch KPIs genannt) verwendet.

Hier ist ein kompletter Leitfaden zur Analyse von Produktivitätsmetriken, mit dem Sie das Aufgabenmanagement Ihrer Mitarbeiter verfolgen können. Lesen Sie weiter!

Warum ist es wichtig, die Produktivitäts-KPIs zu messen?

Produktivitätsmetriken oder Key Performance Indicators synthetisieren Informationen, um die produktivsten Aktionen Ihrer Belegschaft zu bestimmen. Erfahren Sie, warum es für Ihr Unternehmen interessant ist, KPIs und alles, was ihre Analyse mit sich bringt, zu verwenden:

• Bereitstellung nützlicher Informationen für das Unternehmen.
• Messung bestimmter Variablen und Ergebnisse.
• Vergleich von Informationen mit Wettbewerbs- und Branchendaten.
• Analyse von Informationen und darauf basierende Zeichnungsstrategien.
• Entscheidungsfindung auf der Grundlage der gesammelten Informationen.

Welche Produktivitätskennzahlen können Sie nicht übersehen?

Der Prozess der Identifizierung von Produktivitätsmetriken in einem Unternehmen erfordert sowohl Zeit als auch Mühe, aber sobald sie etabliert sind, sind sie ein sehr wertvolles Gut für die Unternehmensführung. Welche Art von Metriken für die Messung der Produktivität relevant sind, hängt direkt von den Bedürfnissen und Zielen ab, die in einer Geschäftsstrategie festgelegt sind.

• Menge: Wenn das Interesse Ihrer KPI-Analyse an der Kenntnis der mit der Menge verbundenen Daten liegt, können Sie sich auf Folgendes konzentrieren: die Anzahl der gelieferten Projekte oder produzierten Produkte, die Anzahl der ausgestellten Rechnungen.
• Qualität: In diesem Fall sind die interessantesten Daten: Fehler, Bewertungen, fehlerhafte Produkte, Beschwerden oder Kommentare.
• Geschwindigkeit: Wenn wir über Geschwindigkeits-KPIs sprechen, meinen wir Lieferzeiten, geschätzte Zeitvergleiche, pro Tag produzierte Einheiten usw.
• Kosten: In diesem Fall sprechen wir über das Verhältnis zwischen Mitarbeiterkosten und den endgültigen Ausgaben eines Projekts.

Unabhängig davon, ob es sich um KPIs handelt, die sich auf Qualität, Quantität oder Geschwindigkeit beziehen, gibt es einige Schlüsseldaten, um die Produktivität eines Mitarbeiters zu bestimmen. Notieren Sie sich die folgenden Kennzahlen, um die tatsächliche Wirksamkeit eines Projekts zu kennen:

• Durchschnittliche Zeit pro Aufgabe: Diese Metrik ist unerlässlich, um die Unterschiede zwischen Arbeitsbereichen zu kennen, diejenigen zu analysieren, die nicht so profitabel oder effektiv sind, und Verbesserungen vorzuschlagen. Durchschnittliche Zeit pro Aufgabe = Gesamtzeit einer Aufgabe / Anzahl der durchgeführten Aufgaben.
• Arbeitsrate pro Mitarbeiter: Bei der Berechnung dieses Indikators unterscheidet er deutlich zwischen abrechenbaren Stunden und nicht abrechenbaren Stunden. Arbeitsrate (%) = (monatlich abrechenbare Gesamtstunden/erfasste Gesamtstunden) x 100.
• Gewinn pro Mitarbeiter: Wenn Sie herausfinden möchten, was der tatsächliche Gewinn eines Mitarbeiters ist, können Sie ihn berechnen, indem Sie die folgende Formel anwenden: Gewinn pro Mitarbeiter = Gesamtgewinn / Anzahl der Mitarbeiter.

Schlüsselstrategien und -techniken zur Messung der Produktivität

Die Messung der Produktivität ist der Ausgangspunkt, um die Leistung Ihres Teams sowie die Rentabilität Ihres Projekts zu verstehen.

Dafür gibt es zwei einfache Möglichkeiten: Sie können beispielsweise die Produktivität einer Vertriebsabteilung berechnen, indem Sie den Gesamtumsatz nach Vertriebsmitarbeitern aufteilen. Oder Sie können die Produktivitätsrate anhand von Industriestandards ermitteln.

Im Folgenden haben wir die grundlegenden Konzepte und Techniken zur Optimierung von Produktivitätsmetriken zusammengestellt. Wir erklären Ihnen, was sie sind, warum sie notwendig sind und wie Sie sie umsetzen können, um Ihr Geschäft anzukurbeln.

1. Produktivitätsverfolgungssoftware

Die Analyse von Produktivitätsmetriken ohne Verwendung einer Produktivitätsverfolgungssoftware kann eine komplizierte Aufgabe sein. Diese Arten von Tools erstellen Berichte auf der Grundlage der relevantesten KPIs, indem sie eine Produktivitätsformel anwenden und Daten wie die Zeit verwenden, die Mitarbeiter für Aufgaben aufwenden. 

Durch die Verwendung mehrerer Tools zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität können Sie Informationen mit nur einem Klick erhalten. Wie im Fall des Pomodoro Time Tracker, ein Tool zur effizienten Verwaltung und Verwaltung von Zeit, die Strukturen arbeiten in Phasen von 25 Minuten mit 5 Minuten Pausen.

Im speziellen Fall von Sesame HR, einer Zeiterfassungssoftware mit erweiterten Funktionen, finden Sie einen Aufgabenmanager und einen Projektmanager, in denen die Mitarbeiter die Aufgaben und Projekte hinzufügen, an denen sie arbeiten, und die Zeit verfolgen, die sie damit verbringen. Ein Task-Manager wie Sesame HR ermöglicht es Ihnen zu sehen, wie viel Zeit für effektive oder produktive Arbeit aufgewendet wurde und wie viel Zeit für Unterbrechungen oder weniger produktive Aufgaben aufgewendet wurde.

Möchten Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter verbessern? Kennen Sie Echtzeit-Metriken wie die Aktivitätsrate mithilfe einer Software. Dies bedeutet ein besseres Management und die Unterstützung der Arbeitnehmer bei der Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben. Analysieren Sie jedes Projekt und jedes Teammitglied. Mit dem Einsatz eines Task-Managers und eines agilen Projektmanagement-Tools können Sie Produktivitätsberichte erhalten, um intelligente Entscheidungen zu treffen.

2. Mitarbeiterproduktivitätsformel

Wenn Sie die Beziehung zwischen der Zeit, die ein Mitarbeiter bei der Arbeit verbracht hat, und den in dieser Zeit produzierten Einheiten herausfinden möchten, müssen Sie die Produktivitätsformel verwenden.

Produktivität = Produktion /eingesetzte Ressourcen 

Bei der Anwendung der Formel können Sie beispielsweise die Anzahl der erledigten Aufgaben unter den gelieferten Projekten messen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht alle Aufgaben die gleiche Zeit oder den gleichen Aufwand erfordern. 

3. Umsatz pro Mitarbeiterproduktivitätsmetrik

Das Verhältnis des Umsatzes pro Mitarbeiter kann bei der Analyse von Produktivitätsmetriken für bestimmte Teams oder Abteilungen wie Vertrieb oder Marketing sowie in anderen Produktionsbereichen nützlich sein, in denen die Arbeit viel messbarer ist.

Produktivität = Umsatz / Gesamtzahl der Mitarbeiter in der Abteilung

Manchmal müssen nicht nur Produktivitätsindikatoren berücksichtigt werden, sondern auch die Produktionsqualität, da in der Regel bei der Anwendung der Produktivitätsformel Gleichungen verwendet werden, bei denen nur die Lieferung des Produkts und die vom Team investierten Stunden gezählt werden.

Produktivität messen und Schlussfolgerungen ziehen

Sobald Sie die wichtigsten Kennzahlen zur Messung der Mitarbeiterproduktivität identifiziert haben, wissen Sie, wie Mitarbeiter ihre Arbeit ausführen, welche Stärken und Schwächen sie haben, welche Probleme es zu verbessern gilt und wie Sie die Arbeitsbelastungen neu organisieren können, um das Beste aus jedem Teammitglied herauszuholen. 

Vergessen Sie nicht, dass Produktivitätsmetriken für jeden Mitarbeiter unerlässlich sind, um seine Effizienz mit diesen Daten zu überprüfen, sich mit anderen Teammitgliedern zu vergleichen, sich motiviert und engagiert zu fühlen und in seinem Arbeitsumfeld zu wachsen. 

Daher ist das Konzept der Produktivität nicht nur mit Effizienz verbunden, sondern auch mit dem psychologischen Bedürfnis jedes Teammitglieds, sich professionell zu verbessern und zu wissen, wo sie in Bezug auf ihre Abteilung oder ihr Team stehen.

Tiago Santos

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HR-Fachkraft mit Erfahrung im Aufbau starker 𝐤𝐨𝐥𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞𝐫 𝐆𝐞𝐦𝐞𝐢𝐧𝐬𝐜𝐡𝐚𝐟𝐭𝐞𝐧 unter HR-Führungskräften. Als Gründer/in des 𝐇𝐑-𝐂𝐥𝐮𝐛𝐬 und der 𝐇𝐑-𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲 nutze ich meine über 15-jährige Erfahrung, um die berufliche Landschaft für HR-Führungskräfte aktiv mitzugestalten.

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