Wie sollte ich bei der Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern vorgehen?

25 von Oktober, 2022

Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind die Dokumente, in denen die Gehälter der Mitarbeiter aufgeschlüsselt sind. Alle Informationen zu ihrem Gehalt sind dort aufgeführt: Zeitraum, Rückstellungen, Abzüge, Steuern und Vorschüsse. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden in der Regel monatlich an die Arbeitnehmer ausgeliefert.

Die Verteilung der Gehaltsabrechnung erfolgt monatlich oder in der Periodizität, in der der Mitarbeiter bezahlt wird (wöchentlich, monatlich). Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterverwaltung. Es gibt digitale Tools, die Ihnen helfen können, diesen Prozess zu rationalisieren, wie z. B. Entgeltabrechnungssoftware, die die Verwaltung von Mitarbeiterzahlungen für Sie einfacher und sicherer machen.

So liefern Sie Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter

In der Vergangenheit wurde die Gehaltsabrechnung traditionell in Papierform geliefert oder verschickt. Die Mitarbeiter gingen zum Unternehmen, erhielten ihre Gehaltsabrechnungen und unterschrieben diese. Die Zeiten sind jedoch weitergegangen, und heutzutage können Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen auf Papier oder per E-Mail versenden, solange die notwendigen Mittel für den Erhalt dieser Abrechnungen den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Senden von Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter per E-Mail

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, ihren Mitarbeitern jeden Monat eine E-Mail mit der Gehaltsabrechnung zu senden. Diese Methode optimiert die Zeit, da sie viel schneller als die Papierlieferung ist und es nicht notwendig ist, sie in physischem Format abzulegen.

Außerdem müssen die Mitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, ihre Gehaltsabrechnungen abzuholen. Es gibt jedoch einige Punkte, die berücksichtigt werden sollten: 

• Informieren Sie die Mitarbeiter, dass die Entgeltabrechnungen in digitaler Form geliefert werden. Dies kann in Besprechungen oder per E-Mail erklärt werden.
• E-Mail-Aufzeichnungen: Das Unternehmen sollte die E-Mail-Adresse aller Mitarbeiter haben, unabhängig davon, ob es sich um berufliche oder persönliche Konten handelt. Sie sollten in der Mitarbeiterdatenbank erscheinen.
• Vertraulichkeit von Dokumenten: Die Gehaltsabrechnungen sind vertrauliche Dokumente, da sie vertrauliche Informationen enthalten. Aus diesem Grund ist es ratsam, ein Verschlüsselungssystem, beispielsweise die ID-Nummer des Mitarbeiters, hinzuzufügen, damit dieser das Dokument herunterladen kann.

Neben der Zeitersparnis spart es auch Papier und Tinte, was dem Unternehmen etwas Geld spart, ganz zu schweigen vom ökologischen Nutzen, wenn keine Lohn- und Gehaltsabrechnungen gedruckt werden.

Die Mitarbeiter entscheiden, ob sie die E-Mail mit ihren Gehaltsabrechnungen ausdrucken möchten oder nicht. Es versteht sich von selbst, dass eine digitale Gehaltsabrechnung dieselben Daten wie eine Papiergehaltsabrechnung enthält und dieselbe Gültigkeit hat.

Sesam, eine Mitarbeiter-Management-App zur Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Bei der Erstellung der Mitarbeitergehaltsabrechnungen ist es wichtig, die Anzahl der monatlich geleisteten Arbeitsstunden zu kennen. Zu diesem Zweck sind Zeitmanagement-Software wie Sesam wirklich hilfreich. Auf der anderen Seite ist es auch nützlich, um die Ein- und Ausstiegszeiten der Mitarbeiter, Uhrzeiten oder Überstundensalden zu verwalten, was sich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken kann. 

Jeden Monat senden Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen an Ihre Mitarbeiter, so dass eine gute Mitarbeiterführung der Schlüssel ist, damit Sie keine von ihnen verpassen. Vor allem, wenn Sie ein großes Unternehmen mit einer steigenden Anzahl von Mitarbeitern haben.

Zeitmanagement auch in der Remote-Arbeit oder eine Mitarbeiterdatenbank mit ihren E-Mail-Informationen, Bankdaten oder Passwort zum Herunterladen ihrer Gehaltsabrechnungen sind der Schlüssel zu einer ordnungsgemäßen Erstellung und Verteilung der Gehaltsabrechnung.

Tiago Santos

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HR-Fachkraft mit Erfahrung im Aufbau starker 𝐤𝐨𝐥𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞𝐫 𝐆𝐞𝐦𝐞𝐢𝐧𝐬𝐜𝐡𝐚𝐟𝐭𝐞𝐧 unter HR-Führungskräften. Als Gründer/in des 𝐇𝐑-𝐂𝐥𝐮𝐛𝐬 und der 𝐇𝐑-𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲 nutze ich meine über 15-jährige Erfahrung, um die berufliche Landschaft für HR-Führungskräfte aktiv mitzugestalten.

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