Was ist HR-Dokumentenmanagement?

25 von Oktober, 2022

Eine der vielen Aufgaben, denen sich das Personalteam eines Unternehmens stellen muss, ist das HR-Dokumentenmanagement. Diese Abteilung behandelt eine große Menge an Informationen über Mitarbeiter; wenn sie nicht korrekt verwaltet werden, können Unternehmen mit Schwierigkeiten konfrontiert werden. 

Daher besteht das HR-Dokumentenmanagement in der effizienten Nutzung aller Informationen, die sich auf die Belegschaft des Unternehmens beziehen. Dies sind wichtige Informationen, die oft vertraulich sein können:

• Mitarbeterverträge
• Persönliche Mitarbeiterdokumente (Personalausweis, Sozialversicherungsnummer)
• Gehaltsabrechnung
• Krankheitsurlaub

Dies sind Dokumente, die das HR-Team so effizient wie möglich verarbeiten, ablegen und abrufen muss. Ein schlechtes HR-Dokumentenmanagement wird die Prozesse des Unternehmens deutlich verlangsamen und sogar die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen erschweren.

Genau aus diesem Grund verfügen mehrere HR-Teams über einen strategischen Dokumentenmanagementplan, der ihnen hilft, die damit verbundenen Herausforderungen zu bewältigen. Die Auswahl der richtigen Dokumentenverwaltungssoftware ist ein wichtiger Bestandteil dieses Plans. 

Herausforderungen bei der Verwaltung von HR-Dokumenten

Das Dokumentenmanagement ist wahrscheinlich eine der anspruchsvollsten Aufgaben, mit denen die Humanressourcen konfrontiert sind. Auf der einen Seite gibt es die Langsamkeit bei der Suche nach Informationen über einen Mitarbeiter. Es wird viel Zeit verschwendet, Informationen zu suchen, zum Teil aufgrund der Art und Weise, wie Dokumente gespeichert werden, unabhängig davon, ob es sich um notwendige oder gültige Dokumente handelt. Es ist nicht ungewöhnlich, dass veraltete Informationen gespeichert werden, was diese Prozesse verlangsamt.

Eine der Konsequenzen einer zu großen Informationsspeicherung ist die reichliche Verwendung von Papier mit den daraus resultierenden wirtschaftlichen und ökologischen Kosten für das Unternehmen. 

Vorteile eines ordnungsgemäßen HR-Dokumentenmanagements

Wenn das Personalteam in der Lage ist, ein angemessenes HR-Dokumenten-Management-System zu entwickeln, wird es in der Lage sein, seine Arbeit viel effizienter zu erledigen, da es den Arbeitsaufwand, den es von Hand erledigen muss, reduziert. Zu diesem Zweck ist es wichtig, einen Projektmanager wie Sesame zu haben, der ihm hilft, alle Dokumente unter Kontrolle zu halten. Das Auffinden von Informationen wird viel schneller und einfacher sein, so dass jeder, der an der Einsichtnahme in ein Dokument interessiert ist, schnell darauf zugreifen kann.

Eine ordnungsgemäße Verwaltung der Personalunterlagen dient auch dazu, die Sicherheit von Dokumenten zu erhöhen, insbesondere von Dokumenten, die sensible oder vertrauliche Informationen enthalten. Sie sind nicht nur vor potenziellen Verlusten geschützt, sondern es wird ein vollständiger Datensatz aufbewahrt und unbefugte Datenänderungen werden verhindert. Eine Historie der Benutzer, die auf das Dokument zugegriffen haben, die vorgenommenen Änderungen und das Datum der Änderung sind entscheidend, um den Überblick über Unternehmensdokumente zu behalten. 

Außerdem dürfen wir nicht aus den Augen verlieren, dass Dokumente viel schneller und schneller aktualisiert werden, was für Unternehmen mit einer hohen Personalfluktuationsrate sehr vorteilhaft sein kann.

Abschließend ist aus ökologischer Sicht darauf hinzuweisen, dass die Digitalisierung von Dokumenten den Einsatz von Papier reduziert. Durch die Speicherung von Dokumenten in der Cloud wird im Unternehmen Speicherplatz gespart, da keine physischen Dateien vorhanden sind.

HR Dokumenten-Management-System

Einer der wichtigsten Veränderungen im HR-Dokumentenmanagement in jüngster Zeit war die Digitalisierung von Prozessen. Einen Dokumentenmanager zu haben, der alle Unternehmensinformationen in der Cloud speichert, gibt die Arbeit der Personalabteilung frei. Jetzt verbringt dieses Team weniger Zeit mit administrativen Aufgaben bei der Dokumentenklassifizierung und kann sich auf Themen wie Mitarbeiterschulungen oder Verbesserungen für das Unternehmen konzentrieren.

Unter Sesams Funktionen als Personal-Software und Dokumenten-Manager lohnt es sich, die Hilfe hervorzuheben, die es bei den Einstellungs- und Onboarding-Prozessen bietet. Wenn es um die Auswahl von Mitarbeitern geht, können die Kandidaten über ein einziges Tool kanalisiert werden, auf das alle Mitglieder des HR-Teams Zugriff haben.

Es kann auch eine Datenbank mit Kandidaten erstellt werden. Nach der Auswahl ermöglicht es die Onboarding-Checkliste dem HR-Team, sicherzustellen, dass es über alle erforderlichen Dokumente in Bezug auf den neuen Mitarbeiter verfügt.

Kurz gesagt, ein effizientes HR-Dokumentenmanagement wird das HR-Team von der Arbeit entlasten und es ihm ermöglichen, seine Bemühungen auf andere Aspekte zu konzentrieren, die für die Organisation hilfreicher sind. Ein guter Projektmanager ist unerlässlich, wenn es darum geht, Dokumente im Zusammenhang mit Ihrer Belegschaft zu handhaben, zu speichern und darauf zuzugreifen. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen auf seiner Gehaltsliste hat, desto wichtiger ist es, das Dokumentenmanagement zu optimieren, um Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Tiago Santos

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HR-Fachkraft mit Erfahrung im Aufbau starker 𝐤𝐨𝐥𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞𝐫 𝐆𝐞𝐦𝐞𝐢𝐧𝐬𝐜𝐡𝐚𝐟𝐭𝐞𝐧 unter HR-Führungskräften. Als Gründer/in des 𝐇𝐑-𝐂𝐥𝐮𝐛𝐬 und der 𝐇𝐑-𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲 nutze ich meine über 15-jährige Erfahrung, um die berufliche Landschaft für HR-Führungskräfte aktiv mitzugestalten.

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