Wichtige HR-Dokumente für ein Unternehmen

25 von Oktober, 2022

Die Personalabteilungen sind selbstverständlich für alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Mitarbeitern eines Unternehmens zuständig. Die Funktionen dieser Abteilung können sehr breit und vielfältig sein. Aus diesem Grund ist es am besten, für jede Aktivität ein Protokoll zu erstellen.

Damit das HR-Team seine Arbeit korrekt erledigen kann, muss es eine Reihe von wichtigen HR-Dokumenten zur Hand haben und sie in geordneter Weise in einem Dokumentenmanager ablegen, um Dokumentenverlust oder verlegte Papiere zu vermeiden.

HR Dokumentarten

Nicht alle Personalabteilungen müssen gleich sein, sie unterscheiden sich alle; es hängt hauptsächlich von der Größe des Unternehmens ab. Es gibt einige grundlegende Aufgaben, die vom Personalleiter ausgeführt werden müssen, und sie unterscheiden sich sehr voneinander. Wir brauchen eine Vielzahl von HR-Dokumenten, um die Arbeit dieser Abteilung zu rationalisieren.

Es gibt viele Dokumente, mit denen diese Abteilung zusammenarbeitet. Aber wie in jedem anderen Büro gibt es eine Reihe von Dokumenten, ohne die die Personalabteilung ihre grundlegendsten Aufgaben nicht erfüllen könnte. Im Folgenden werden wir ein wenig über diese HR-Dokumente sprechen.

Verwaltungsdokumente

Zu den rechtlich-administrativen Tätigkeiten der Personalabteilung gehören unter anderem die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Versicherungsmanagement sowie die Einstellung von Mitarbeitern. Man kann sagen, dass dies die bürokratischste Aufgabe dieser Abteilung ist.

• Mitarbeitervertrag: Alle Mitarbeiter eines Unternehmens müssen über einen Vertrag verfügen, in dem die Tätigkeit, die sie ausüben werden, sowie ihre Arbeitszeiten und ihr Gehalt angegeben sind. Dies ist ein gemeinsames Dokument, das bestimmt, welche Art von Beziehung der Mitarbeiter mit dem Unternehmen hat. Wenn die Mitarbeiter hingegen eine Gehaltserhöhung oder eine Beförderung erhalten, ist es notwendig, den Vertrag zu überprüfen und entsprechend zu aktualisieren. 
• Gehaltsabrechnung: Es ist das Dokument, das angibt, welche Arbeitnehmer am Ende des Monats oder pro Woche (je nach Vereinbarung mit dem Unternehmen) für ihre Dienstleistungen bezahlt werden. Um die Zahlung zu rechtfertigen, müssen Gehaltsabrechnungen ausgestellt werden. Der Inhalt der Lohn- und Gehaltsabrechnung identifiziert in der Regel den Arbeitnehmer, den Stundensatz des Arbeitnehmers, die Dauer der Liquidation, Wahrnehmungen, Abzüge und Zahlungsmethoden, unter anderem.

Personalplanungsunterlagen

Um effizient zu arbeiten, ist es notwendig, Arbeitszeiten zu planen. Dieses Dokument hilft den Mitarbeitern zu wissen, wann sie arbeiten sollen, und dem Unternehmen zu wissen, wer für die Arbeit zur Verfügung steht. 

• Arbeitskalender: Dieser Kalender gibt die Tage an, an denen im Unternehmen gearbeitet werden soll. Dies ist ein wesentliches Dokument, um die Produktionstage der in einem Unternehmen eingestellten Mitarbeiter zu bestimmen.
• Schichtarbeit: Es handelt sich um eine Variante des vorherigen Dokuments; im Grunde genommen handelt es sich um ein Dokument, das Schichtarbeit enthält. Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, das in mehreren Schichten arbeitet, ist es notwendig, die Mitarbeiter über ihre tägliche Arbeitszeit zu informieren.

HR-Mitarbeiter-Management-Dokumente 

Die Mitarbeiterführung bezieht sich auf die Aufgaben, die im Zusammenhang mit menschlichen Bedürfnissen durchgeführt werden. Diese Aufgaben konzentrieren sich darauf, die Rolle jedes Mitarbeiters zu kennen.

• Mitarbeiterprofil: Es ist ein Dokument, das persönliche und berufliche Informationen der Mitarbeiter enthält. Unternehmen speichern alle Informationen ihrer Mitarbeiter in ihren Datenbanken. Dazu gehören Informationen wie Schulungen, Kontaktdaten, Notfallkontakt usw.
• Clock Ins/Outs Management: In jedem Unternehmen ist es notwendig, die Arbeitstage der Mitarbeiter zu kontrollieren, aus diesem Grund ist es notwendig, ein Zeitsteuerungssystem zu implementieren. Es gibt mehrere Unternehmen, die Software verwenden, die als Dokumentenmanager fungiert, um den Überblick über die Uhrzeiten des Unternehmens zu behalten.
• Krankheitsurlaubsmanagement: Mitarbeiter können jederzeit krankgeschrieben werden. Kommt ein Mitarbeiter nicht in das Büro, ist ein Dokument mit Angabe von Krankheitsurlaub oder Abwesenheit von der Arbeit zu arrangieren.
• Urlaubsmanagement: Alle Mitarbeiter haben das Recht, sich auszuruhen und ihren Jahresurlaub zu nutzen. Dazu ist es notwendig, Urlaub effizient zu gestalten, damit ihre freien Tage die Geschäftstätigkeit des Unternehmens nicht beeinträchtigen. Diese spezielle Art von Dokument ermöglicht es Ihnen, die Feiertage der Arbeitnehmer festzulegen und zu verfolgen, wer nicht da ist und wer arbeiten muss.

An dieser Stelle verstehen Sie, wie wichtig ein einfaches HR-Dokumentenmanagement für jedes Unternehmen ist. Sie können auch eine HR- und Dokumentenverwaltungssoftware wie Sesame verwenden, um alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalabteilung auszuführen, die Ihnen so viele Kopfschmerzen bereiten.

Tiago Santos

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HR-Fachkraft mit Erfahrung im Aufbau starker 𝐤𝐨𝐥𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞𝐫 𝐆𝐞𝐦𝐞𝐢𝐧𝐬𝐜𝐡𝐚𝐟𝐭𝐞𝐧 unter HR-Führungskräften. Als Gründer/in des 𝐇𝐑-𝐂𝐥𝐮𝐛𝐬 und der 𝐇𝐑-𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲 nutze ich meine über 15-jährige Erfahrung, um die berufliche Landschaft für HR-Führungskräfte aktiv mitzugestalten.

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