Was ist ein Zeiterfassungssystem und welche Typen

17 von Oktober, 2022

Wir verwenden den Begriff Zeiterfassung, um auf die Tools, Apps oder Lösungen zu verweisen, unabhängig davon, ob sie computerisiert sind oder nicht, die helfen, die Ein- und Ausreisedaten von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz zu erfassen. Das Konzept selbst beschränkt sich nicht nur auf manuelle Clock In/Out Systeme, da Sie auf dem Markt unterschiedliche Lösungen finden, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer sehr wertvolle Funktionalitäten aufweisen. Jetzt, da Sie ein klareres Verständnis davon haben, was ein Zeiterfassungssystem ist, denken Sie daran, dass sich unter den bekanntesten Arten von Zeitsteuerungssystemen Excel-Vorlagen, Software, biometrische Steuerungssysteme und Uhrenein-/-ausgangsmaschinen abheben.

Arten von Zeiterfassungssystemen

Unabhängig vom Arbeitsmodell Ihres Unternehmens können Sie auf verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen zählen:

Excel-Vorlagen, ein gewisser Verbündeter

Excel-Vorlagen, die als Anwesenheitskontrollsystem verwendet werden, sind eine sehr begrenzte Option. Sie sind zunächst eine praktische Lösung, können aber auf lange Sicht für die Personalabteilung sehr langwierig sein. Darüber hinaus müssen Daten irgendwo gespeichert werden, und dies bedeutet, dass der Platz beansprucht wird, den das Unternehmen für andere wichtigere Dinge benötigt.

Excel-Timesheet-Vorlagen enthalten Formeln und müssen ständig überprüft werden, um Fehler und Verwirrung zu vermeiden. Theoretisch sind sie eine einfache Lösung, aber auf lange Sicht sind sie möglicherweise nicht die am meisten empfohlenen und noch weniger, wenn Sie Mitarbeiter haben, die reisen, wie Verkäufer oder Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten. Dieses System zum Einstempeln ist mit ihrer Arbeit nicht kompatibel.

Zeiterfassungssoftware mit angepassten Funktionalitäten

Andere Arten von Zeitsteuerungssystemen sind Software, Apps oder digitale Tools, die in den letzten Jahren entstanden sind. Ihre Implementierung ist sehr einfach, es handelt sich um Systeme, die eine benutzerbasierte Zahlung erfordern und deren Hauptfunktion die Zeiterfassung ist. Eine Zeiterfassungssoftware mit angepassten Funktionalitäten kann auch eine App für Mitarbeiter haben, die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters identifizieren, Aufgaben und Projekte verwalten, Urlaube und Abwesenheiten verwalten und vieles mehr, wie die Bereitstellung von Daten in Echtzeit und die Erstellung von Produktivitätsberichten… interessant, stimmt’s?

Solche Tools wie Sesam HR passen sich an alle Arten von Geräten an, sodass Ihre Mitarbeiter ihren Arbeitstag von einem Tablet, von einem Computer oder von ihren mobilen Geräten aus aufzeichnen können.

Eine Zeiterfassungssoftware hat mehrere Funktionalitäten, sie ist so grundlegend wie einfaches Bezahlen für das, was Sie verwenden, ohne große Investitionen tätigen zu müssen.

Einstempelmaschinen, Daten ohne Analyse

Einstempelmaschinen sind computergestützte Werkzeuge, die hauptsächlich in der Industrie oder im Dienstleistungssektor eingesetzt werden, um die geleisteten Arbeitsstunden zu steuern und so Überstunden oder Fehlzeiten zu berechnen. Zuvor war es die am meisten nachgefragte Art von Zeit- und Anwesenheitssteuerungssystem. Diese Lösung zur Nachverfolgung der Arbeitsbesuche ist jedoch überholt, da sie die Installation und Implementierung zu einem viel höheren Preis erfordert, als wenn Sie sich für eine Zeiterfassungssoftware entscheiden.

Biometrische Regelsysteme, modernste Technik

Im Gegensatz zu anderen Clock In/Out-Tools überwachen biometrische Steuerungssysteme die Ein- und Ausreise von Mitarbeitern mit ihrem Fingerabdruck oder ihren Schülern. Diese Art von Lösung wird in Unternehmen gewählt, in denen die Sicherheitskontrolle sehr wichtig ist. Diese Systeme sind jedoch die teuersten. 

Neue Technologien haben die eindeutige Erkennung und Verifizierung durch physische Merkmale erleichtert, wie Fingerabdruck, Iris oder sogar die Stimme, die in diesem Bereich bereits Realität sind.

Was ist abschließend das für Ihr Unternehmen am besten geeignete Zeitleitsystem?

Biometrische Systeme sind die teuersten Systeme auf dem Markt. Diese Zeitsteuersysteme tragen nicht viel zu traditionellen Unternehmen bei, es sei denn, Ihr Unternehmen erfordert eine hohe Sicherheitskontrolle. In diesem Fall wird empfohlen, sich für ein biometrisches Zeiterfassungssystem zu entscheiden.

Wenn Sie ein Fan von Vorlagen für die Zeiterfassung sind, empfehlen wir Ihnen, eine Demo einer der auf dem Markt angebotenen Optionen auszuprobieren, um selbst zu sehen, wie Sie Ihren Mitarbeitern Zeit sparen können, wenn es darum geht, sich anzumelden und Entscheidungen zu treffen.

Auf der anderen Seite, wenn Remote-Arbeit der Schlüssel zum Betrieb Ihres Unternehmens ist, erhalten Sie eine Zeitsteuerung, die Geolokalisierung ermöglicht. Wenn Sie Berichte in PDF oder Excel erstellen möchten, keine Sorge, Zeitsteuerungs-Apps haben mehrere Optionen, um Daten in PDF, Text und sogar als Excel-Vorlage zu exportieren.

Suchen Sie nach einem Tool, das Ihnen nicht nur hilft, Zeit zu verwalten? Mit einer Software wie Sesam HR können Sie jederzeit sehen, wer arbeitet und einen Blick darauf werfen, wie der Arbeitstag in Echtzeit abläuft, sowie Urlaube oder andere Abwesenheiten verwalten und alle Daten mit wenigen Klicks abrufen.

Vergessen Sie nicht, dass die Zeiterfassung sowohl Vorgesetzten als auch Ihren Mitarbeitern helfen sollte. Wählen Sie eine Option, die nicht aufdringlich ist und sich den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpasst.

Tiago Santos

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HR-Fachkraft mit Erfahrung im Aufbau starker 𝐤𝐨𝐥𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞𝐫 𝐆𝐞𝐦𝐞𝐢𝐧𝐬𝐜𝐡𝐚𝐟𝐭𝐞𝐧 unter HR-Führungskräften. Als Gründer/in des 𝐇𝐑-𝐂𝐥𝐮𝐛𝐬 und der 𝐇𝐑-𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲 nutze ich meine über 15-jährige Erfahrung, um die berufliche Landschaft für HR-Führungskräfte aktiv mitzugestalten.

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