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Gehaltsabrechnung

Wer ist für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens zuständig?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements und erfordert präzise und rechtlich einwandfreie Durchführung. In diesem Artikel wird erklärt, wer innerhalb eines Unternehmens für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich ist – von der Personalabteilung über spezialisierte Lohnbuchhalter bis hin zu externen Dienstleistern. Der Beitrag beleuchtet die Aufgaben und Anforderungen, die mit der Gehaltsabrechnung verbunden sind, und zeigt, wie eine fehlerfreie und termingerechte Abwicklung sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die rechtliche Sicherheit des Unternehmens gewährleistet.

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Ronny Navarrete

HR Consultant

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25 von Oktober, 2022

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Eine der am häufigsten gestellten Fragen ist, wer in einem Unternehmen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig ist. Dies ist eine Frage, die von Mitarbeitern, aber auch von Führungskräften gestellt werden kann. Ist es eine Buchhaltungssache? Ist HR für die Gehaltsabrechnung verantwortlich? Gibt es dafür einen externen Berater?

Sie sollten bedenken, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines der sensibelsten Themen für die Arbeitszufriedenheit eines Unternehmens ist. Arbeitnehmer müssen am vereinbarten Tag bezahlt werden, da ihre Stabilität von ihrer Bezahlung abhängt. Darüber hinaus handelt es sich um vertrauliche Informationen, bei denen wir äußerst vorsichtig sein müssen.

Wer erstellt die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter? 

Bevor die Gehaltsabrechnung an unsere Mitarbeiter gesendet wird, muss sie erstellt werden. In der Regel sind externe Buchhalter oder Berater für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig. Wir verwenden in der Regel einen Dritten, um Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Außer in sehr großen Unternehmen mit mehr als 500 oder 600 Mitarbeitern, in denen Lohn- und Gehaltsabrechnungen intern erstellt werden. 

Dies bedeutet nicht, dass sie sie verwalten werden, sondern dass sie das Dokument erstellen, auf dem die Entgeltabrechnung verwaltet wird. In diesem Sinne deckt ein Entgeltabrechnungsmanagementsystem wie Sesam HR diesen Bedarf ab. Durch die Automatisierung der Online-Erstellung von Entgeltabrechnungen kann dieser Prozess optimiert und die Arbeitsbelastung deutlich reduziert werden.

Die Verwendung dieser Art von Ressource hilft nicht nur bei der Erstellung von Entgeltabrechnungen. Es hilft auch in der nächsten Stufe, die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sobald wir die Entgeltabrechnungsstruktur haben, müssen wir sie nur noch durch Hinzufügen von Daten vervollständigen. Und diese Informationen können direkt in Sesam HR gesammelt werden.

Wer verwaltet die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter?

Die HR-Aufgabe besteht darin, „nur“ die Gehaltsabrechnung des Personals zu verwalten. Wir müssen Anführungszeichen setzen, da sie für die Verwaltung aller Lohn- und Gehaltsfragen verantwortlich sind. Dies umfasst alles von Überstunden oder Feiertagen bis hin zu Neueinstellungen und Krankheits- oder Mutterschaftsurlaub oder Änderungen der Bankverbindung des Mitarbeiters.

Hierbei handelt es sich um Informationen, die HR an den Buchhalter des Unternehmens oder an die Entgeltabrechnungssoftware überträgt. Die Notwendigkeit, den Informationsfluss zwischen beiden Parteien auf dem neuesten Stand zu halten, erfordert den Einsatz von HR-Software wie Sesam HR, um diesen Prozess zu rationalisieren.

Andernfalls müssten sie ständig telefonieren oder E-Mails versenden. Unnötig zu sagen, das multipliziert die Fehlerchancen. Ähnliches geschieht, wenn KMU ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Excel-Format vorbereiten. Wir können Daten übersehen, und das Ergebnis ist eine falsche Gehaltsabrechnung.

Entgeltabrechnungsverantwortung

Wir haben bereits darüber nachgedacht, wer für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig ist, aber es gibt andere Abteilungen, die an dem Prozess beteiligt sind. In diesem Fall sprechen wir von der Buchhaltung des Unternehmens. Am Ende sind sie für die finanziellen Ressourcen der Organisation verantwortlich und erteilen den Befehl, die Mitarbeiter zu bezahlen. 

Darüber hinaus müssen sie die Lohnsteuerpflicht sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers erfassen. Stellen Sie auch sicher, dass das Unternehmen die Zahlung von Einbehalten erhältoder den an die Mitarbeiter gezahlten Gesamtbetrag abgleicht. Sie werden Verbindlichkeiten und Zahlungstermine verfolgen, um sicherzustellen, dass Zahlungen geleistet werden.

Aus diesem Grund ist eine enge Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und der Buchhaltung von entscheidender Bedeutung. Ersteres behandelt Mitarbeiterdaten und letzteres behandelt Geld. Diese Zusammenarbeit ist noch wichtiger bei der Berechnung von Bonuse oder bei Neueinstellungen im Unternehmen.

Es stimmt auch, dass sich einige Aufgaben überschneiden. Dies ist bei der Dateneingabe oder der Beantwortung von Mitarbeiteranfragen und -fragen der Fall. Aus diesem Grund haben viele Organisationen – vor allem große – eine Abrechnungsabteilung, die Personal- und Buchhaltungsprofile umfasst.

Interne Lohn- und Gehaltsabrechnung

Eine weitere Abteilung, die am Entgeltabrechnungsprozess beteiligt sein kann, ist die interne Kontrolle. Mitarbeiter aus mehreren Teams – Personal und Buchhaltung – können bei der abteilungsübergreifenden Aufsicht helfen. 

Auf diese Weise stellt das Unternehmen die interne Kontrolle sicher, um die Genauigkeit und Einhaltung der Fristen aufrechtzuerhalten. Es ist auch eine Möglichkeit, Lohnabrechnungsfehler zu vermeiden. Diese internen Kontrollmaßnahmen sind zwar nicht immer einfach an Bord zu nehmen, aber notwendig, um Stabilität zu gewährleisten und Fehlverhalten zu vermeiden.

Zu diesem Zeitpunkt wissen wir bereits, wer für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens verantwortlich ist. Es erscheint logisch, HR-Software wie Sesame HR zu haben, die es uns unter anderem ermöglicht, lohnbezogene Daten zu sammeln. Zum Beispiel geleistete Arbeitsstunden, Überstunden oder Abwesenheiten von Mitarbeitern.

Eine weitere interessante Funktion ist die, die es ermöglicht, die Entgeltabrechnung aus dem Mitarbeiterportal herunterzuladen. Auf diese Weise haben die Mitarbeiter einen Hinweis darauf, wo ihre Gehaltsabrechnungen monatlich gespeichert sind. Dies macht es einfacher, sie zu analysieren, Fehler zu erkennen und Probleme über sie zu melden. 

Möchten Sie mehr über die Vorbereitung und Verwaltung der Entgeltabrechnung erfahren? Im Sesame-HR-Blog finden Sie viele Informationen zu diesem Thema. Außerdem alle Softwarefunktionen, die Ihnen helfen, Gehaltsabrechnungen zu erstellen und zu verwalten und die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter zu verbessern.

Tiago Santos

Tiago Santos

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HR-Fachkraft mit Erfahrung im Aufbau starker 𝐤𝐨𝐥𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞𝐫 𝐆𝐞𝐦𝐞𝐢𝐧𝐬𝐜𝐡𝐚𝐟𝐭𝐞𝐧 unter HR-Führungskräften. Als Gründer/in des 𝐇𝐑-𝐂𝐥𝐮𝐛𝐬 und der 𝐇𝐑-𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲 nutze ich meine über 15-jährige Erfahrung, um die berufliche Landschaft für HR-Führungskräfte aktiv mitzugestalten.

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