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Digitales Onboarding – Der Willkommensplan eines Unternehmens | Praxisleitfaden
Wir erklären dir, wie du den digitalen Onboarding-Prozess oder Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende in deinem Unternehmen umfassend gestalten kannst.
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
22 von Mai, 2025
Was ist das digitale onboarding im unternehmen?
Das digitale Onboarding ist ein Schlüsselelement im Personalmanagement. Es handelt sich um den digitalen Transformationsprozess, der die ersten Schritte der neuen Mitarbeiter im Unternehmen leitet – und das sogar, bevor sie ihre neue Position antreten.
Vorteile des digitalen onboarding im personalmanagement
Unter anderem dienen Onboarding-Prozesse dazu, die anpassung und integration eines mitarbeiters in sein neues arbeitsumfeld zu erleichtern.
In letzter Zeit gewinnen Onboarding-Prozesse angesichts des Problems der hohen mitarbeiterfluktuation, das Unternehmen aufgrund des fachkräftemangels erleben, besondere bedeutung zu.
40 % der neuen mitarbeiter kündigen im ersten monat und nur die hälfte der mitarbeiter schafft es, das erste jahr zu überstehen.
— equifax workforce solutions
Talente binden mit digitalem onboarding
Ein digitaler Onboarding-Plan lässt den mitarbeiter spüren, dass dem unternehmen seine wohlfahrt am herzen liegt. Dadurch stärkt das unternehmen seine marke und bindet die neuen mitarbeiter. Diese fühlen sich stärker verbunden als ohne onboarding – und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie vor ablauf ihres vertrags kündigen.
Allen gleichermaßen vorbereiten
Der einarbeitungsplan eines unternehmens ist auch eine möglichkeit, die chancengleichheit unter den mitarbeitern zu fördern. Die neu eingestellten mitarbeiter starten bei null, und wenn alle denselben einarbeitungsprozess durchlaufen, lassen sich die talentierten von denen unterscheiden, die schwierigkeiten haben, sich in ihrer neuen position zurechtzufinden.
Erleichtert die anpassung
Wir alle waren schon einmal der neue, und wir wissen, wie schwierig es ist, sich in einem neuen arbeitsplatz mit eigenen dynamiken, routinen und arbeitsweisen zurechtzufinden. Es kostet oft zeit, den arbeitsrhythmus zu finden und auf das niveau der anderen zu kommen. Das digitale onboarding zielt darauf ab, den adaptionsprozess zu beschleunigen – ein win-win für unternehmen und mitarbeiter.
Erkennt schwächen bei mitarbeitern
Im verlauf des digitalen onboardings können auch schwächen oder verbesserungsbereiche bei den mitarbeitern aufgedeckt werden, die im auswahlprozess nicht erkennbar waren. Es ist klar, dass es keinen perfekten mitarbeiter gibt, und je früher diese fehler erkannt werden, desto eher kann man sie schulen, um diese schwächen zu beheben und ihre arbeit zu optimieren.
Weitere
Aus all den genannten gründen hilft der einarbeitungsplan für neue mitarbeiter, die produktivität zu steigern. Durch die verkürzung des einarbeitungsprozesses und das schnelle besetzen der vakanz wird diese erhöht. Außerdem verfügt der neue mitarbeiter über die nötigen werkzeuge und mechanismen, um sicher zu arbeiten – was das risiko von unfällen oder fehlern reduziert.
Offboarding vs onboarding digital. warum es im unternehmen vorhanden sein sollte?
Wenn das digitale onboarding von mitarbeitern der begrüßungsprozess im unternehmen ist, dient das offboarding dem abschied der mitarbeiter. Wenn ein mitarbeiter ankündigt, dass er seine position verlassen wird, sein vertrag endet oder er entlassen wird, wird uns der offboarding-plan dabei helfen, einen abschied so wenig traumatisch wie möglich für unternehmen und mitarbeiter zu gestalten.
Geordneter übergang
Im besten fall kann der scheidende mitarbeiter einige tage mit seinem ersatz zusammenarbeiten, sodass dieser die eigenheiten der neuen position kennenlernt. Das ist eine möglichkeit, offboarding und onboarding digital miteinander zu verbinden – sodass die auswirkungen eines personalwechsels auf die produktivität des unternehmens oder des teams minimal bleiben.
Abschluss anstehender aktivitäten
Wenn ein mitarbeiter seinen austritt ankündigt, ist es sehr wahrscheinlich, dass noch projekte oder aufgaben zu beenden sind. Sollte er diese nicht abschließen können, ist es wichtig, dass er entsprechende hinweise hinterlässt, damit das restliche team oder sein ersatz diese erfolgreich abschließen kann. Hier liegt der sinn darin, die kündigungsfrist vor dem austritt einzuhalten.
Gute beziehung zu ehemaligen mitarbeitern
Die art und weise, wie mitarbeiter das unternehmen verlassen, wirkt sich direkt auf das image der marke aus. Deshalb ist es wichtig, dass das unternehmen bestrebt ist, eine gute beziehung zu ehemaligen mitarbeitern aufrechtzuerhalten, die vielleicht in zukunft wieder zurückkehren. Ein gelungener offboarding-prozess spricht sowohl für das unternehmen als auch für seine führungskräfte.
Rechtliche angelegenheiten regeln
Wenn ein mitarbeiter das unternehmen verlässt – sei es freiwillig oder unfreiwillig – muss das unternehmen die notwendige dokumentation erledigen. Mit einem guten offboarding-plan wird kein rechtlicher aspekt übersehen, und alle formalitäten werden korrekt abgewickelt. So werden konflikte mit dem ehemaligen mitarbeiter oder klagen wegen ungerechtfertigter kündigungen vermieden.
Weitere aspekte
Im offboarding-prozess muss der mitarbeiter auch seine firmakarten, materialien, den dienstwagen oder das firmenhandy sowie weitere gewährte leistungen zurückgeben. Es ist zudem ein guter zeitpunkt, eine offboarding-umfrage durchzuführen, in der nach den gründen für seinen austritt und seinen erfahrungen im unternehmen gefragt wird – die ergebnisse tragen dazu bei, in zukunft talente zu binden.
Der digitale onboarding-plan eines unternehmens. wie man einen einführungsprozess gestaltet.
Der einarbeitungsplan eines unternehmens sollte bereits vor dem start der personalauswahl entworfen werden. In den meisten unternehmen gibt es einen teil des digitalen onboardings, der für alle mitarbeiter gleich ist, und einen anderen, der sich je nach abteilung oder den verantwortlichkeiten, die die neuen mitarbeiter übernehmen, unterscheidet.
Phasen des einführungsprozesses
Wir können bis zu drei verschiedene phasen des digitalen onboardings identifizieren – abhängig vom zustand des kandidaten. Entgegen der weit verbreiteten meinung beginnt der einarbeitungsplan für neue mitarbeiter nicht am ersten tag, sondern bereits mit der kündigungsankündigung. Und er endet nicht am ersten tag – er kann sich über monate erstrecken.
- Pre-onboarding (begrüßungs-email, mitarbeiter-handbuch…). Nachdem das jobangebot gemacht und angenommen wurde, erhält der neue mitarbeiter eine begrüßungs-email sowie das mitarbeiter-handbuch des unternehmens. Es dient als leitfaden für das digitale onboarding mit allen nützlichen informationen für den ersten tag im unternehmen und den weiteren verlauf. Außerdem ist es wichtig, den vertrag und die übrige dokumentation vor dem einstieg zu formalisieren.
- Begrüßungssitzung (besichtigung und vorstellung, organigramm…). Der erste arbeitstag muss zwingend eine begrüßungssitzung beinhalten: eine führung durch den firmensitz, eine allgemeine vorstellung und eine teambuilding-aktivität, um die neuen kollegen kennenzulernen. Im rahmen des onboardings sollte zudem das organigramm präsentiert und dem neuen mitarbeiter die notwendigen arbeitsmittel, schlüssel oder passwörter übergeben werden.
- Nachverfolgung des digitalen onboardings. Die ersten wochen (meetings…). Es ist empfehlenswert, dass an den ersten tagen ein mentor den neuen mitarbeiter begleitet – wenn möglich jemand aus seinem team oder sogar der mitarbeiter, den er ablöst, sofern sie für eine zeit zusammenarbeiten. Es sollten follow-up-meetings eingeplant werden, um zu eruieren, welche unterstützung benötigt wird. Nach abschluss dieser phase kann feedback eingeholt werden, um den prozess künftig zu verbessern.
Tipps für digitales onboarding aus der ferne
Die einstellung von mitarbeitern, die remote arbeiten, wird immer üblicher. Sowohl die durch das coronavirus ausgelöste krise als auch die möglichkeit, talente aus anderen regionen zu gewinnen, machen dies zu einer äußerst interessanten option. In diesem zusammenhang gewinnen die aufgaben des digitalen onboardings noch weiter an bedeutung.
- Interne kommunikationstools. Zunächst muss dem remote-mitarbeiter der zugang zu den in der organisation eingesetzten kommunikationstools gewährt werden. Firmeneigene skype-räume, die nutzung von zoom oder slack sowie der zugang zum internen chat sind unerlässlich – ihre kenntnis sollte im onboardings-prozess höchste priorität haben.
Die hr-software von sesame erweist sich hierbei als große hilfe, denn sie integriert umfassend funktionen wie den internen firmenchat, ein mitarbeiterportal mit mitteilungen und alarmen sowie die terminplanung für one-to-one follow-up-meetings.
- Werkzeuge für homeoffice und weiterbildung. Zudem können wir den dokumentenmanager von sesame zur nachverfolgung von schulungen einsetzen. Es muss sichergestellt werden, dass remote-mitarbeiter zugang zu den für die arbeit erforderlichen tools oder zum trainingsmodul des unternehmens haben. Falls dies nicht der fall ist, sollten diese probleme möglichst zeitnah – idealerweise während des onboardings – gelöst werden.
- Produktivitätswerkzeuge. Viele unternehmen nutzen einen aufgabenmanager, der die verwaltung von remote-teams erleichtert. Auch hier ist es während des onboardings entscheidend, den neuen mitarbeiter in diesen manager aufzunehmen und sein profil in den hr-berichten einzupflegen. Eine weitere interessante funktion von sesame sind die one-to-one-meetings, die besonders in der anfangsphase wichtig sind.
- Begrüßungs-email, mitarbeiter-handbuch und vorstellung. Sowohl die begrüßungs-email als auch das mitarbeiter-handbuch und die vorstellung der kollegen sind wesentliche bestandteile jedes einarbeitungsplans – ob vor ort oder remote, wie beim digitalen onboarding. Die ersten beiden sollten so früh wie möglich versendet werden, damit sich der neue mitarbeiter rasch in seiner neuen position einlebt.
- Organigramm teilen (position, verantwortlichkeiten, vorgesetzter…). Im büro merken wir uns rasch die gesichter aller. Im homeoffice ist das schwieriger – daher ist es entscheidend, den remote-mitarbeitern das organigramm des unternehmens zukommen zu lassen. Es sollte klar dargelegt werden, wer die vorgesetzten sind, welche position sie im unternehmensorganigramm einnehmen und welche verantwortlichkeiten sie tragen.
- Zeiterfassung. Arbeiten aus der ferne entbindet das unternehmen nicht von der pflicht, die arbeitszeit zu kontrollieren. Mit einem tool wie der hr-software von sesame, das nicht nur die gearbeiteten stunden registriert, sondern auch anzeigt, welche mitarbeiter online sind und welche nicht – so behält man den überblick und der mitarbeiter fühlt sich sicher, da er im digitalen onboarding weiß, dass seine arbeitszeit erfasst wird.
Wie führt man einen offboarding-prozess durch. wie verabschiedet man ein teammitglied?
Wir wissen bereits, wie man einen mitarbeiter durch einen digitalen onboardings-prozess begrüßt – aber wie eingangs erwähnt, ist auch das offboarding genauso wichtig wie der einarbeitungsplan. Einen guten abschluss der arbeitsbeziehung zu erzielen, ist stets vorteilhaft, und der austrittsprozess aus dem unternehmen lässt sich in vier verschiedene phasen unterteilen.
1. planung des offboardings
Hinter jeder entlassung steht eine gründliche planung. Dies kann bedingt sein durch produktionsrückgang, disziplinarische maßnahmen oder einfach das ende eines vertrags. Das unternehmen muss sich der notwendigkeit, einen mitarbeiter zu entlassen, bewusst sein – denn die produktivität kann darunter leiden. Die entscheidung muss gut überlegt und geplant sein. Wenn wir das digitale onboarding planen, muss auch das offboarding bedacht werden.
2. private kommunikation
Der zu entlassende mitarbeiter sollte als erster von der kündigung erfahren. Die art und weise ist hierbei sehr wichtig – die nachricht muss persönlich und in privater atmosphäre übermittelt werden, so wie auch im digitalen onboarding. Je früher kommuniziert wird, desto besser, da so gerüchten und leakagen, die das arbeitsklima beeinträchtigen könnten, vorgebeugt wird – und der prozess beschleunigt wird.
3. kommunikation an die personalabteilung
Die personalabteilung muss alle formalitäten im zusammenhang mit der kündigung vorbereiten – daher sollte der austritt so früh wie möglich gemeldet werden. So wird sichergestellt, dass alle dokumente am tag des ausschiedens bereitliegen, inklusive der endabrechnung und etwaiger rechtlicher aspekte.
4. wie und wann das team über den austritt des mitarbeiters informieren
Wurde dem mitarbeiter die nachricht zügig mitgeteilt, wird er sie oft selbst an seine kollegen weitergeben. Dies kann zu einer imagekrise oder unsicherheiten führen. Deshalb ist es wichtig, das gesamte team so rasch wie möglich über den austritt, die gründe und die neue situation zu informieren, um gerüchten vorzubeugen.
Software für digitales onboarding. was muss ein tool für neue mitarbeitereintritte haben?
Was können wir von dem tool erwarten, mit dem wir das onboarding der mitarbeiter durchführen? Grundsätzlich sollte es ein funktionales werkzeug sein, das die arbeitsbelastung des hr-teams reduziert. Eine checkliste, um nichts zu übersehen, ist unabdingbar – jedoch gibt es noch weitere aspekte, die nicht außer acht gelassen werden dürfen.
Checkliste für onboarding und offboarding
Das befolgen einer checkliste ist der beste weg, um im digitalen onboarding-prozess der mitarbeiter nichts zu übersehen. Es sollte eine liste mit all den punkten erstellt werden – von der versendung des mitarbeiter-handbuchs über diverse follow-up-meetings bis hin zur übergabe von dokumenten oder der unterschrift des vertrags. Das gleiche gilt auch für das offboarding.
interne kommunikation
Damit das unternehmen reibungslos funktioniert und produktiv ist, muss die interne kommunikation beständig und fließend sein. Die hr-software von sesame hat es sich zur aufgabe gemacht, die distanz zwischen den mitarbeitern zu verkürzen – aber auch zwischen abteilungen oder der geschäftsführung. So wird sowohl eine horizontale als auch vertikale kommunikation erleichtert. Die funktionen von sesame, wie der interne firmenchat oder das mitarbeiterportal mit mitteilungen und alarmen, unterstützen diese wichtige aufgabe.
Dokumentenmanager
Sowohl beim eintreffen als auch beim austritt eines mitarbeiters fällt eine beträchtliche menge an papierkram an, die das unternehmen verwalten und archivieren muss – und das sollte im digitalen onboarding und offboarding berücksichtigt werden. Die nutzung einer dokumentenmanagement-software wie sesame reduziert diesen aufwand beträchtlich, da sie die speicherung erleichtert und einen schnellen zugriff auf benötigte dokumente ermöglicht.
organigramme
Jedes unternehmen verfügt über ein organigramm, das den neuen mitarbeitern vorgestellt werden sollte. Es ist genauso wichtig zu erfahren, wer der ceo oder geschäftsführer ist, wie auch, wer für das projekt oder die abteilung verantwortlich ist, in der sie tätig sein werden. Daher darf im digitalen onboarding kein vollständiges organigramm des unternehmens fehlen – insbesondere sollte hervorgehoben werden, mit welchen kontakten man am häufigsten zu tun haben wird.
Trends und typen des digitalen onboardings
Das digitale onboarding von mitarbeitern ist nicht von moden losgelöst, und die trends entwickeln sich stetig weiter. Alle mitarbeiter einzubeziehen oder dafür zu sorgen, dass sie sich schon am ersten tag wie zuhause fühlen, gehört zu den aktuellen trends. Der einsatz von apps wie sesame zur beschleunigung der prozesse, employer branding oder der verwendung von tools zur digitalen signatur wird immer häufiger.
audiovisuelle materialien nutzen
Neben dokumentarischen unterlagen wie dem mitarbeiter-handbuch kann es interessant sein, audiovisuelle videos einzusetzen, die von den eigenen managern aufgenommen wurden – um den einarbeitungsprozess der mitarbeiter einfacher und unterhaltsamer zu gestalten.
mitarbeiter in den einführungsplan einbeziehen
Die begrüßung eines neuen mitarbeiters sollte nicht allein in der verantwortung der geschäftsführung liegen. Auch die zukünftigen kollegen sollten in den einarbeitungsplan eingebunden werden – es ist stets vorteilhaft, das gesamte team in das digitale onboarding einzubeziehen. Dadurch wird die integration erleichtert und alle lernen sich schon viel früher kennen.
origineller einführungsplan (begrüßungsgeschenke…)
Originell zu sein ist immer ein plus. Es stärkt das employer branding und motiviert den neuankömmling zusätzlich. Begrüßungsgeschenke wie firmenartikel sollten Teil des digitalen onboardings sein, denn sie sorgen stets für einen guten start. Eine teambuilding-aktivität am ersten tag oder ein gemeinsames essen mit der geschäftsführung sind hervorragende möglichkeiten, die arbeitsbeziehung positiv zu beginnen.
gamification im onboarding
Durch den einsatz von spielen werden aktivitäten durchgeführt, die der mitarbeiter absolvieren muss, um eine herausforderung zu meistern – beispielsweise das vorbereiten von dokumenten, das absolvieren von kursen oder das erledigen der vom mentor gestellten aufgaben. Die kombination aus gamification und onboarding erleichtert dem neuen mitarbeiter die schnelle auffassung der prozesse.
Wie man onboarding und offboarding mit sesame durchführt
Wir werden nun nicht erneut die bedeutung einer software für digitales onboarding wie sesame hervorheben, die uns unterstützt, beide prozesse – onboarding und offboarding – erfolgreich umzusetzen. Vielmehr erklären wir, was mit hilfe von sesame alles möglich ist, um deinen einarbeitungsprozess und dein offboarding-programm effektiv zu gestalten.
Checkliste für onboarding und offboarding
Zentralisierte und geteilte offene aufgaben
Jeder ein- oder austritt im unternehmen weist gemeinsame merkmale auf. Es müssen stets bestimmte protokolle und rechtliche formalitäten eingehalten werden, und das nutzen einer checkliste für das digitale onboarding sowie offboarding stellt sicher, dass nichts übersehen wird – dies ist der erste, gemeinsame teil des prozesses für jeden mitarbeiter.
personalisierung für jeden kandidat
Doch jeder mitarbeiter ist einzigartig – daher muss die erfahrung der begrüßung oder des abschieds personalisiert werden. Der zweite teil der checkliste für das digitale onboarding richtet sich an die individuelle person, wobei ihre verantwortlichkeiten, aufgaben und ziele, wer ihre vorgesetzten und kollegen sein werden, etc. berücksichtigt werden müssen.
aktuelle informationen
Zum schluss muss sichergestellt werden, dass die im digitalen onboarding bereitgestellten informationen aktuell sind. Ein einarbeitungsplan für neue mitarbeiter nützt nichts, wenn beispielsweise ein veraltetes organigramm präsentiert wird oder das mitarbeiter-handbuch nicht die neuen einrichtungen des unternehmens beinhaltet. Auch wenn sich bestimmte teile von prozess zu prozess wiederverwenden lassen, muss stets die aktualität der informationen überprüft werden.
interne kommunikation
Sesame erleichtert auch die interne kommunikation mit dem neuen mitarbeiter – ebenso wie die abstimmung unter den mitgliedern des hr-teams, die für onboarding oder offboarding verantwortlich sind. Sowohl die anfänglichen follow-up-meetings als auch abschiedsgespräche vor dem austritt sind von großer bedeutung.
dokumentenmanager
Sowohl beim einführungsprozess als auch beim austritt ist es besonders wichtig, auf die verwaltung der dokumentation zu achten. Die verwendung eines dokumentenmanagers wie sesame ist die beste option, um die während des einstellungs- oder verabschiedungsprozesses generierten dokumente zu verwalten.
organigramme
Alle unternehmen, egal wie klein, verfügen über ein organigramm. Ein neu eingestellter mitarbeiter benötigt einige tage, um sich damit vertraut zu machen – insbesondere, wenn er remote arbeitet. Daher ist es sinnvoll, dass das begrüßungshandbuch für neue mitarbeiter im rahmen des digitalen onboardings das aktuelle organigramm enthält, wobei besonders der bereich, in dem er tätig sein wird, hervorgehoben wird.
Wie man ein unternehmenshandbuch für digitales onboarding erstellt
Im laufe dieser anleitung zum digitalen onboarding haben wir mehrfach über das mitarbeiter-handbuch gesprochen. Wir haben nicht umsonst gesagt, dass es sich um die anweisungen des unternehmens handelt – in ihm sollten alle aspekte festgehalten werden, die der neue mitarbeiter ab seinem ersten arbeitstag beachten sollte. Schauen wir uns diese details an.
begrüßungsnachricht
Die begrüßungsnachricht ist das erste, was in einem mitarbeiter-handbuch stehen sollte. Sie sollte kurz gehalten sein – nicht länger als eine seite oder eine folie – und inspirierend wirken, um den neuen mitarbeitern zu vermitteln, dass sie von anfang an 100 % geben sollen.
geschichtlicher rückblick
Unsere geschichte zeigt, wer wir sind, woher wir kommen und wohin wir gehen. Eine kurze darstellung der unternehmensgeschichte ist eine gute möglichkeit, den mitarbeiter in das unternehmen einzuführen. Dabei werden ursprung, entstehung und wichtige meilensteine erläutert – ganz gleich, ob die geschichte lang oder kurz ist.
unternehmenswerte
Die unternehmensgeschichte kann durch die darstellung der vorhandenen unternehmenswerte oder jener, die angestrebt werden ergänzt werden. Beide ansätze sind gängig, da viele unternehmen bestrebt sind, ihr team zu stärken, um werte zu erreichen, die mit dem aktuellen personal nicht möglich wären.
kleiderordnung
Muss man einen anzug und eine krawatte tragen? Sind legere outfits erlaubt? Gibt es eine firmenuniform? In diesem abschnitt des mitarbeiter-handbuchs sollten alle unsicherheiten in bezug auf den dresscode ausgeräumt werden. Es ist hilfreich, sich zu überlegen, welche fragen auftauchen könnten – oder dies direkt bei den mitarbeitern abzuklären – und diese dann zu beantworten.
arbeitszeiten + pausen
Dieses thema kam vermutlich bereits im vorstellungsgespräch auf, sollte aber zur vermeidung weiterer unklarheiten im handbuch festgehalten werden. Hierzu zählen auch die reglementierung der zeiterfassung und der umgang mit überstunden.
genehmigungen, krankmeldungen und urlaub
Ein weiterer konfliktpunkt zwischen mitarbeitern, der personalabteilung und der geschäftsführung können die regelungen zu genehmigungen, krankmeldungen und urlaub sein. Ein gutes mitarbeiter-handbuch erläutert wie urlaube und abwesenheiten beantragt werden, unter welchen umständen dies möglich ist, an wen und mit welcher vorausplanung – auch wenn diese informationen oftmals bereits im tarifvertrag oder im arbeitsvertrag stehen.
arbeitsschutz
Für die sicherheit im unternehmen ist der arbeitsschutz von zentraler bedeutung. Neben angebotenen schulungen sollten im handbuch alle wesentlichen maßnahmen für sicheres arbeiten aufgeführt sein. Es dürfen auch nicht die wichtigen informationen zur unfallversicherung vergessen werden – etwa wie und wann kontakt aufgenommen werden muss, versicherungsnummern etc.
it-werkzeuge
Die mitarbeiter erhalten zugang zu verschiedenen it-werkzeugen. Es ist wichtig, dass sie wissen, welche werkzeuge ihnen zur verfügung stehen und wie diese genutzt werden. Dabei sollte auch geregelt werden, an wen sich die mitarbeiter im falle von technischen problemen wenden und was zu tun ist, wenn die technik versagt.
schulungen
Ein weiterbildungs- oder karriereplan ist stets ein anreiz für mitarbeiter. Falls das unternehmen über einen solchen plan verfügt, sollte dieser im handbuch aufgeführt werden. Zudem müssen die angebotenen weiterbildungsoptionen, förderungen oder unterstützungen und der zuständige ansprechpartner in der personalabteilung benannt werden.
formalitäten
Jedes unternehmen unterliegt bestimmten formalitäten – von der beantragung freier tage bis hin zur vorlage von dokumenten oder der beantragung von lohnsteuerabzügen. Einige dieser prozesse können bereits im einarbeitungsplan definiert sein, andere müssen hier explizit genannt werden. Auch sollte angegeben werden, wer für die abwicklung der formalitäten zuständig ist.
einrichtungen
Zum einen sollte eine kurze beschreibung der verschiedenen einrichtungen des unternehmens erfolgen. Zum anderen muss erklärt werden, wie diese reserviert oder angefragt werden können – und es dürfen auch nicht die hinweise zum sachgemäßen gebrauch der einrichtungen und ausstattungen fehlen. Auch der sorgsame umgang mit den arbeitsmitteln kann hier thematisiert werden.
cybersicherheit
Da wir tagtäglich stärker von cybersicherheit abhängen, erscheint es unerlässlich, diesem thema einen eigenen abschnitt im handbuch zu widmen. Neben grundlegenden hinweisen (passwortverwaltung, geräte nicht unbeaufsichtigt lassen etc.) ist es interessant darzulegen, wie das unternehmen den datenschutz seiner mitarbeiter gewährleistet.
soziale leistungen
Welche sozialleistungen bietet das unternehmen seinen mitarbeitern? Dieses thema wurde möglicherweise bereits im vorstellungsgespräch angesprochen oder steht im arbeitsvertrag – dennoch sollte ein eigener abschnitt im mitarbeiter-handbuch den sozialen leistungen gewidmet sein, inklusive erklärung, wie diese beantragt oder in anspruch genommen werden können.
interne kommunikation
Abschließend sollte auch die interne kommunikation thematisiert werden. Die hr-software von sesame erleichtert den austausch innerhalb des teams, zwischen abteilungen, projekten sowie mit vorgesetzten und betreuern. Die mitarbeiter sollten die genutzten kommunikationskanäle und werkzeuge kennen, um sich effektiv mit ihren kollegen abzustimmen – denn ohne diese funktioniert das unternehmen nicht richtig.
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