Recruitment und Personalauswahl
KPIs im Personalwesen: Leitfaden für strategische Kennzahlen
Entdecke, welche unverzichtbaren HR-KPIs für das strategische Management deiner Belegschaft wichtig sind und wie ihre Formeln aussehen.
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
9 von Mai, 2025
Hinter den Initialen KPI verbirgt sich das Konzept Key Performance Indicator. Es handelt sich um die Maßeinheit zur Messung der Ergebnisse spezifischer Aktionen oder Aktivitäten. Die KPIs des Personalwesens sind die Referenz, anhand derer die verschiedenen Prozesse in den Personalabteilungen eines Unternehmens analysiert und bewertet werden. Sie ermöglichen es, die Erfolge oder Defizite der Organisation zu erkennen.
Auch bekannt als strategische Kennzahlen sind sie eine äußerst vielseitige Bezugsgröße. Sie können in Bereichen wie Rekrutierung, Leistungsbewertung oder Weiterbildung angewendet werden. So wird es einfacher, eine Reihe von Zielen festzulegen und zu überprüfen, in welchem Maße diese erreicht werden, ob die richtigen Maßnahmen ergriffen werden und ob das Unternehmen wächst.
Was sind die kpis des personalwesens?
Die KPIs des Personalwesens gewinnen angesichts des Kampfes um die Bindung von Talenten, dem Unternehmen gegenüberstehen, heute besondere Bedeutung. Die objektive Messung der Daten über unsere Mitarbeiter ist entscheidend, um sie zu belohnen und zu fördern – kurz gesagt, um eine gute erfahrung des mitarbeiters zu schaffen.
Außerdem fördern sie ein stärkeres Engagement der Mitarbeiter, wodurch Fehlzeiten gesenkt und die Fluktuationsrate reduziert wird.
Das Wissen, das wir heute über Menschen durch Daten haben, ist entscheidend für die Transformation der personalabteilung
Miguel Charneco, Personalleiter von Arvato Supply Chain Solutions Spain
Wie sollen die managementindikatoren im personalwesen sein?
Wenn du über effiziente KPIs des Personalwesens verfügen möchtest, müssen diese die SMART-Regel erfüllen: Sie müssen spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein. Nur so können realistische Ziele für die Organisation definiert und korrekt gemessen werden. Es handelt sich um eine einfache Formel, die hervorragende Ergebnisse liefert.
- spezifisch: Alle KPIs des Personalwesens müssen sich auf eine konkrete Aufgabe oder Aktion beziehen und so präzise wie möglich sein. Beispielsweise ist „die produktion um 5% steigern“ ein weitaus konkreterer Indikator als einfach „die produktion steigern“. Durch diese Spezifizierung lassen sich die weiteren SMART-Kriterien erfüllen.
- messbar: Ist ein Indikator spezifisch, wird er auch messbar. Was nicht gemessen werden kann, kann auch nicht interpretiert werden – und nützt nichts. Ohne Messbarkeit lassen sich die Daten nicht auswerten. So ist es beispielsweise ein Unterschied, ob die produktion um 1,5% oder um 4,7% gesteigert wird.
- erreichbar: Es gilt, realistische Ziele zu setzen, die unter den aktuellen Bedingungen des Unternehmens erreichbar sind. Macht es etwa Sinn, die produktion mit derselben belegschaft zu verdoppeln? Das erscheint unrealistisch. Unerreichbare Ziele haben keinen Sinn – die Realität des Unternehmens muss dabei berücksichtigt werden.
- relevant: Ebenso müssen die Indikatoren für das Unternehmen von Bedeutung sein. Es ist unerlässlich, mit Metriken zu arbeiten, die wertvolle Informationen liefern und anhand derer sich die Arbeitsweise verbessern lässt. Sind sie für das geschäftsmodell oder die produktivität des unternehmens irrelevant, können sie getrost vernachlässigt werden.
- zeitgebunden: Schließlich ist es wichtig, die zeitliche Begrenzung der managementindikatoren im personalwesen zu betonen. Jeder KPI muss zeitlich definiert sein. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass die produktion um 5% innerhalb eines jahres, semestrs oder quartals gesteigert werden soll. Zudem sollten die Indikatoren in regelmäßigen abständen überprüft und, falls nötig, angepasst werden.
Wichtigste kpis des personalwesens und ihre formeln
Bevor wir in einige der wichtigsten Kennzahlen des Personalwesens eintauchen, ist es wichtig zu betonen, dass die Relevanz der einzelnen Indikatoren von Unternehmen zu Unternehmen variiert. Faktoren wie Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl, Arbeitsvolumen oder auch der Branchensektor beeinflussen, welche KPIs des Personalwesens von Bedeutung sind. Im Folgenden werden einige der herausragenden Kennzahlen vorgestellt.
Mitarbeiterfluktuation
Die Mitarbeiterfluktuation ist ein Indikator für die Verweildauer der Mitarbeiter in der Organisation. Im Idealfall sollte dieser KPI nicht über 5% liegen – wobei verständlicherweise gilt: Je niedriger dieser Wert, desto besser. Zudem ist es wichtig, die Ursachen einer hohen Fluktuation zu kennen. Falls dies durch Kündigungen aus der Belegschaft bedingt ist, sollte die geschäftsleitung eingreifen.
Index der mitarbeiterfluktuation
Um den Index der Mitarbeiterfluktuation zu berechnen, stützt man sich auf das prozentuale Verhältnis zwischen Neueinstellungen und Austritten innerhalb eines festgelegten zeitraums. Dabei kommt folgende formel zum Einsatz:
(im betrachteten zeitraum eingestellte personen + ausgeschiedene personen) / durchschnittliche mitarbeiterzahl
Der Wert wird ermittelt, indem der durchschnittliche Mitarbeiterbestand zu Beginn und am Ende des Zeitraums berechnet wird. Anschließend wird das Ergebnis mit 100 multipliziert, um den prozentualen Wert zu erhalten.
Arbeitsabsentismus
Arbeitsabsentismus ist eine der großen Belastungen für jedes Unternehmen. Mit diesem KPI des Personalwesens messen wir das Fernbleiben unserer Mitarbeiter von ihrem Arbeitsplatz während der regulären arbeitszeit – dabei bleiben Urlaubs- und freie Tage unberücksichtigt. Es ist einer der wichtigsten KPIs, da er problematische Trends aufzeigt, wenn es zu zahlreichen Fehlzeiten aufgrund von Unpünktlichkeit, Verspätungen oder Sondergenehmigungen kommt – was das Unternehmen teuer zu stehen kommt.
fehlzeitenquote
Es gibt verschiedene formeln zur Berechnung des arbeitsabsentismus. Wir empfehlen folgende formel:
gesamte anzahl der abwesenheitsstunden / gesamte anzahl der geplanten stunden x 100
Damit erhält man den prozentualen Anteil der arbeitsabsentismus im Unternehmen. Es fließen dabei auch Stunden ein, in denen Mitarbeiter aufgrund von verspätungen oder vorzeitigem verlassen des Arbeitsplatzes nicht gearbeitet haben.
kosten der abwesenheit
Es ist unbestreitbar, dass Arbeitsabsentismus kostenintensiv für ein Unternehmen ist. Die Berechnung erfolgt, indem man die Gesamtausgaben, die durch Abwesenheit entstehen, zusammenrechnet. Hierzu zählen etwa Beiträge zur sozialversicherung, überstundenzuschläge, die an andere Mitarbeiter gezahlt werden müssen, um die Lücke zu füllen, oder Kosten für die befristete einsatzbereitschaft eines ersatzes.
Arbeitsklima
Ein weiterer wichtiger indikator im personalwesen ist das arbeitsklima. Investitionen in die Verbesserung des arbeitsklimas und in die Steigerung der mitarbeiterzufriedenheit sind mehr als gerechtfertigt, denn sie sind der erste schritt, um ein engagiertes team aufzubauen. Je besser das arbeitsumfeld, desto höher auch die produktivität.
Befragungen zum arbeitsklima sind ein hervorragendes instrument, um die zufriedenheit der mitarbeiter direkt zu ermitteln. So kann man ihnen beispielsweise eine skala von 1 bis 10 oder von 1 bis 5 zur auswählbarkeit anbieten. Zudem lassen sich fragen zu den verschiedenen aspekten der zufriedenheit stellen und daraus schlussfolgerungen ziehen.
Die zufriedenheitsumfragen ermöglichen es zudem, das employee engagement – also das maß an mitarbeiterengagement – zu messen. Die Befragung kann sich auf das vertrauen in das unternehmen, den sorgsamen umgang mit dem arbeitsumfeld, die kommunikation sowie auf erreichungen und anerkennungen beziehen. Auch andere KPIs wie absentismus oder fluktuationsrate geben einen hinweis auf das engagement der mitarbeiter.
Index der gehaltswettbewerbsfähigkeit
Das verhältnis der gehaltswettbewerbsfähigkeit wird mit folgender formel berechnet:
durchschnittsgehalt, das vom unternehmen angeboten wird / durchschnittsgehalt in der branche
Wenn man sich mit einem anderen unternehmen vergleichen möchte, zieht man statt des branchendurchschnitts das gehalt der konkurrenz heran. Ist das ergebnis größer als 1, gilt das unternehmen als wettbewerbsfähig; liegt es darunter, zahlen andere unternehmen mehr.
Auswahl- und einstellungsprozess
Die effizienz der prozesse zur auswahl von personal ist ein weiterer sehr relevanter indikator im personalwesen. Zweifellos ist die durchschnittliche einstellungsdauer einer der wichtigsten KPIs, doch gibt es auch andere Kennzahlen wie die konversionsrate, die dazu beitragen, diese prozesse zu optimieren und die einstellkosten zu senken.
durchschnittliche einstellungsdauer
Dieser indikator misst die zeitspanne von der veröffentlichung einer stellenausschreibung bis zur einstellung der jeweiligen person. Zur berechnung der effizienz verwenden wir folgende formel – wichtig ist, dass der wert möglichst niedrig ist, ebenso wie die richtige person eingestellt wird.
tage investiert in x auswahlprozesse / anzahl der auswahlprozesse
Produktivität und kosten des unternehmens
Eine der zentralen aufgaben der personalabteilung ist die analyse der leistung der belegschaft. Viele organisationen haben ein zielsystem eingeführt, das es ermöglicht, die arbeitsproduktivität zu überwachen und zu steigern. Mit einigen schlüsselkriterien lässt sich feststellen, ob die mitarbeiter produktiv sind oder ob die verwaltung des personalbestands verbessert werden muss.
Mit diesem indikator erkennen wir, ob das ergebnis des auswahlprozesses zufriedenstellend ist. Im idealfall verkürzt sich die durchschnittliche zeit von einem ziel zum nächsten, was nahelegt, dass der mitarbeiter zunehmend produktiver wird. Faktoren wie das arbeitsvolumen oder auch persönliche umstände können jedoch zu abweichungen führen – daher wird der durchschnittswert herangezogen.
produktivitätsrate
Einerseits lässt sich die leistung jedes mitarbeiters individuell überwachen, andererseits gibt es mechanismen wie die folgende formel, die die produktivität der teams aufzeigen. Für präzisere ergebnisse können zudem die erbrachte leistung oder die geleisteten arbeitsstunden als referenz herangezogen werden.
gesamtumsatz in einem zeitraum / gesamtanzahl der mitarbeiter im unternehmen
Personalmanagement
Es nützt nichts, die besten fachkräfte einzustellen, wenn man sie nicht auch im unternehmen halten kann. In diesem bereich finden sich indikator wie die abwanderungsrate, die durchschnittliche verweildauer im unternehmen oder die interne zufriedenheit, die dabei helfen, die strategie des personalmanagements zu optimieren. Dabei gibt es zwei schlüsselbereiche, die keinesfalls vernachlässigt werden dürfen.
talentbindung
Es gibt verschiedene formeln zur berechnung der talentfluktuation. Wir schlagen vor, sie mithilfe folgender formel zu ermitteln. Je niedriger der wert, desto höher die bindung von talenten.
anzahl der mitarbeiter, die das unternehmen in einem zeitraum verlassen / durchschnittliche mitarbeiterzahl in diesem zeitraum x 100
quote interner beförderungen
Die bereitstellung von karriereplänen und die möglichkeit, innerhalb der organisation aufzusteigen, ist entscheidend, um talente zu binden. Diese quote wird wie folgt berechnet:
anzahl der mitarbeiter, die im betrachteten zeitraum befördert wurden / gesamtzahl der mitarbeiter in diesem zeitraum
Je höher dieser wert ist, desto weniger muss extern nach talenten gesucht werden.
Ausbildung und weiterbildung der belegschaft
Die weiterbildung ist ein KPI des Personalwesens, mit dem ermittelt werden soll, wie sich die produktivität der mitarbeiter verbessern lässt. Dabei ist es wichtig zu wissen, wie viele stunden jede person in ihrer position arbeitet – neben dem technischen, theoretischen und praktischen wissen, das für ihre rolle relevant ist.
Diese informationen sind essenziell, um die weiterbildung individuell anzupassen. Deshalb sollten die hr-berichte stets alle aktuellen daten erfassen. Hier zeigt sich der bedarf an kontinuierlicher weiterbildung, um einen stets aktuellen mitarbeiterstamm zu gewährleisten.
Arbeitsunfälle
Das ziel ist es, null unfälle im unternehmen zu verzeichnen. Dennoch sind kleine vorfälle am arbeitsplatz nicht immer vermeidbar. In diesem fall soll die unfallrate sowie deren ursachen ermittelt werden. Wenn unfälle einem bestimmten muster folgen, lässt sich viel einfacher in die vorsorge im bereich arbeitssicherheit eingreifen und das risiko minimieren.
unfallquote
Die unfallrate wird mit der formel (anzahl der unfälle x 1.000.000) / (anzahl der gearbeiteten stunden – exponierte personen) berechnet. Unabhängig vom errechneten wert sollten aber auch weitere faktoren wie ausfalltage oder kosten, die von der schwerwieglichkeit des unfalls abhängen, in betracht gezogen werden.
Wie erstellt man einen kpi des personalwesens?
Bei der erstellung eines hr-kpis ist es entscheidend, diese von anfang an korrekt zu definieren. Unabhängig vom gewählten namen muss das ziel genau beschrieben werden, ebenso wie die messmethode. Zudem ist es unerlässlich, die datenquelle, aus der die informationen entnommen werden, sowie die häufigkeit der überprüfung des indikators anzugeben.
- Name des indikators
- Ziel
- Konzept
- Maßeinheit
- Datenquelle
- Formel
- Häufigkeit
- Zielvorgabe
Wozu dient ein hr-dashboard?
Ein hr-dashboard, auch bekannt als balanced scorecard, ist ein managementtool, das die entwicklung und ergebnisse der hr-kennzahlen ganzheitlich misst.
Auf diese weise bietet es der personalabteilung eine strategische und umfassende perspektive. Es sammelt alle relevanten informationen und ermöglicht den nachvollzug des unternehmenswachstums in bezug auf produktivität und die erreichung gesetzter ziele.
Mit dem dashboard erhält das unternehmen umgehend zugriff auf die wichtigsten daten, insbesondere im zusammenhang mit der zielsteuerung. Es hilft dabei, unregelmäßigkeiten, falsche entscheidungen und kritische fehler zu identifizieren und findet zudem die ursachen dieser probleme, sodass das unternehmen proaktiv handeln kann.
Die darstellung erfolgt vollständig grafisch. Dieses verfahren ist äußerst effizient und wird immer universeller – nicht nur in großen unternehmen, sondern auch in kleinen und mittelständischen betrieben dank der fortschreitenden digitalisierung.
Aus all dem bisher Gesagten wird deutlich, wie wichtig ein optimal ausgestattetes hr-dashboard für ein unternehmen ist. Somit kannst du sowohl kritische schwachstellen als auch starke kernbereiche deiner organisation identifizieren. Das ermöglicht dir, probleme gezielt anzugehen und gleichzeitig die stärken zu fördern und hervorzuheben.
Warum das dashboard von sesame hr implementieren?
Die implementierung des hr-dashboards der sesame hr software ist eine strategische entscheidung, die es unternehmen ermöglicht, ihre personaldaten effizient, zentralisiert und visuell intuitiv zu verwalten und auszuwerten.
Dieses system verwandelt daten in entscheidende erkenntnisse, die fundierte entscheidungen zur steigerung der produktivität, zur erhöhung der mitarbeiterzufriedenheit und zur verbesserung der geschäftsergebnisse unterstützen. Im folgendem erfährst du, warum du es in deinem unternehmen integrieren solltest:
Zentralisierung der daten in echtzeit
Das dashboard von sesame hr bündelt sämtliche hr-informationen an einem ort – von der zeiterfassung bis hin zu arbeitsklimaumfragen – und erleichtert so den zugriff auf entscheidende kennzahlen. Zudem werden die daten in echtzeit bereitgestellt, sodass entscheidungen stets auf den aktuellsten und präzisesten informationen basieren.
Intuitive und anpassbare visualisierung
Die präsentation der daten erfolgt klar und verständlich mithilfe von grafiken, tabellen und anderen visuellen darstellungen, die eine einfache interpreation ermöglichen. Als nutzer kannst du das dashboard individuell anpassen, sodass nur die für dein unternehmen oder deine abteilung relevanten kpis, wie etwa fluktuation, absentismus oder leistungsbewertungen, angezeigt werden.
Fundierte entscheidungsfindung
Das system analysiert muster im arbeitsverhalten – beispielsweise hinsichtlich leistung oder mitarbeiterzufriedenheit – und ermöglicht es, problematische trenden frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln.
Prozessoptimierung und zeitsparnis
Es erstellt automatisch detaillierte berichte, wodurch manuelle aufgaben entfallen und wertvolle zeit im hr-team gewonnen wird. Durch die verbindung des dashboards mit tools wie schichtplanung, lohnsystemen oder umfragen entsteht eine ganzheitliche übersicht über alle prozesse.
Impuls für die unternehmensstrategie
Das dashboard stellt sicher, dass die hr-richtlinien mit den strategischen zielen des unternehmens in einklang stehen und trägt so zum aufbau eines effizienten sowie engagierten mitarbeiterstamms bei. Mithilfe von messdaten zur zufriedenheit und zum arbeitsklima kann außerdem der ruf des unternehmens als attraktiver arbeitgeber gestärkt werden.
Einhaltung von vorschriften und audits
Sesame HR gewährleistet die einhaltung von vorschriften wie der dsgvo, wodurch die mitarbeiterdaten geschützt werden. Zudem erleichtert es die erstellung von berichten für arbeitsinspektionen und audits, indem es klare und präzise kennzahlen liefert.
Klarer return on investment
Durch die optimierung der hr-verwaltung und die vorbeugung von problemen wie hoher fluktuation oder absentismus trägt das dashboard zur steigerung der operativen effizienz bei.
Das hr-dashboard von Sesame HR ist weit mehr als ein reines managementtool – es ist ein strategischer partner, der daten in intelligente entscheidungen umwandelt. Die fähigkeit, entscheidende informationen zentral zu erfassen, auszuwerten und grafisch aufzubereiten, ermöglicht es unternehmen, prozesse zu optimieren, die mitarbeitererfahrung zu verbessern und geschäftsziele noch effizienter zu erreichen.
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