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Leitfaden zur effektiven Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs
Stellt dein Unternehmen neue Mitarbeiter ein? Hier findest du einen kostenlosen Leitfaden, mit dem du ein korrektes Mitarbeiterhandbuch erstellen kannst.
Brauchen Sie Hilfe?
Sara González
HR Consultant
26 von Mai, 2025
In jedem mittelständischen oder großen Unternehmen, das etwas auf sich hält, muss es ein gutes Mitarbeiterhandbuch geben, besonders wenn es sich um expandierende Unternehmen handelt. Wir versichern Ihnen, dass es ein sehr nützliches Werkzeug ist, sobald das Unternehmen seine Belegschaft deutlich vergrößert.
Aus diesem Grund werden wir in diesem Artikel alles erklären, was Sie wissen müssen, um ein Mitarbeiterhandbuch für Ihr Unternehmen zu erstellen und den Onboarding-Prozess zu verbessern. Notieren Sie sich unsere Tipps!
Wofür wird ein mitarbeiterhandbuch verwendet?
Die Mitarbeiterhandbücher, auch als Verfahrens- oder Richtlinienhandbücher bekannt, sind sehr nützliche Werkzeuge, die den Teammitgliedern während ihrer Zeit im Unternehmen Orientierung bieten.
Der erste Tag in einem Unternehmen kann kompliziert sein, nicht wahr? Man fühlt sich verloren, kennt niemanden und ist mit den Unternehmensrichtlinien nicht vertraut. Hier kommt das Mitarbeiterhandbuch ins Spiel! Es handelt sich um ein Dokument, das die Mitarbeiter willkommen heißt und die Richtlinien für den Arbeitsplatz vorgibt. Es dient somit als Onboarding-Leitfaden, um den besten Einarbeitungsprozess zu etablieren.
Normalerweise werden in den Mitarbeiterhandbüchern praktische Details wie Urlaub, Unternehmensvorteile oder Kommunikationsverfahren behandelt, aber sie sind auch ein ausgezeichnetes Dokument, um das Team und die Werte des Unternehmens vorzustellen.
Deshalb gibt es kein universelles Format für die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs. Es kann frisch und nahbar oder eher formell und nüchtern sein – alles ist erlaubt! Es ist jedoch ein Plus, wenn es dem Unternehmensimage und den Werten entspricht.
So ist das Mitarbeiterhandbuch eine Art Bibel, in der die neuen Mitarbeiter am Tag der Einführung alles Wichtige finden. Es sollte alle relevanten Informationen über das Unternehmen enthalten und ist daher ein sehr nützliches Dokument.
Vorteile des mitarbeiterhandbuchs
Wir verstehen, dass die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs kostspielig sein kann, Planung und Zeit erfordert und dass diese Faktoren Sie vielleicht dazu verleiten, zu denken, dass Sie keines brauchen. Deshalb werden wir Ihnen alle Vorteile aufzeigen, die ein Mitarbeiterhandbuch im Unternehmen bietet.
- Hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden. Neues Büro, neue Gesichter, neue Position – in den ersten Tagen ist es schwierig, sich zurechtzufinden. Daher ist das Mitarbeiterhandbuch perfekt, um neuen Mitarbeitern alle Informationen schnell zugänglich zu machen.
- Klärt Unklarheiten bezüglich der Unternehmensrichtlinien. Ohne das Handbuch wird die Personalabteilung häufig mit Fragen zu Urlaubstagen, Feiertagen, Arbeitszeiten und Regeln überhäuft.
- Verbesserte Arbeitsrichtlinien, da es alles dokumentiert, was ein Mitarbeiter über seinen Arbeitsplatz wissen muss.
- Förderung der Unternehmenswerte. Das Dokument dient dazu, die Werte, die ein Unternehmen vertritt oder anstrebt, sowie seine Ziele zu vermitteln und zu verdeutlichen. Es ist eine Gelegenheit, die Geschichte des Unternehmens und seine Vision darzulegen.
- Klarheit. Es handelt sich um ein Dokument, das klarstellt, was vom Mitarbeiter erwartet wird und was das Unternehmen bietet. Dadurch können viele Missverständnisse oder schlimmere Situationen vermieden werden. Alles wird dokumentiert und alle Mitarbeiter haben eine Kopie, sodass es später keine Vorwürfe geben kann.
- Alles an einem Ort. Unternehmen haben ihre Richtlinien und Verfahren oft dokumentiert, aber diese gehen häufig verloren, werden an Orten archiviert, auf die nicht jeder zugreifen kann, oder über andere Kanäle wie E-Mails oder Kommunikationssoftware wie Skype kommuniziert. Das Mitarbeiterhandbuch fasst all das Wesentliche an einem einzigen Ort zusammen.
Welche wesentlichen abschnitte sollte ein mitarbeiterhandbuch enthalten?
Okay, wir haben Sie überzeugt, indem wir Ihnen erklärt haben, warum Sie in Ihrem Unternehmen ein Mitarbeiterhandbuch haben sollten, nicht wahr? Dann ist es an der Zeit, sich an die Arbeit zu machen! Und da wir wissen, dass der Umgang mit einem leeren Dokument überwältigend sein kann, werden wir Ihnen mitteilen, was in ein gutes Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden muss.
Beachten Sie jedoch, dass – wie bereits erklärt – jedes Unternehmen anders ist, weshalb es viele verschiedene Arten von Handbüchern gibt. Wir werden Ihnen die Abschnitte nennen, die wir für unverzichtbar halten.
Begrüßungsnachricht
Beginnen Sie mit einer Nachricht, in der der Mitarbeiter im Unternehmen willkommen geheißen wird. Wir empfehlen, dass sie motivierend und inspirierend ist, aber nehmen Sie dafür nicht mehr als eine Seite oder Folie ein.
Historischer rückblick
Es ist an der Zeit, den Werdegang des Unternehmens zu erzählen! Erklären Sie, wie und wann es gegründet wurde und welche die größten Meilensteine im Laufe der Zeit waren.
Unternehmenswerte
Hier sollten Sie erläutern, welche Werte Ihr Unternehmen definieren oder welche Sie erreichen möchten. Ist es ein junges Unternehmen? Dynamisch? Technologisch? Teamorientiert? Erzählen Sie alles!
Es ist auch ein guter Zeitpunkt, die Ziele oder Bestrebungen des Unternehmens zu erläutern.
Kleiderordnung
In einigen Unternehmen gibt es Kleiderordnungen oder es werden sogar Uniformen verwendet, wie es bei Restaurants oder Kliniken der Fall ist. Falls dies auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollten Sie im Mitarbeiterhandbuch alle diesbezüglichen Details angeben.
Beseitigen Sie Unklarheiten darüber, wie man gekleidet erscheinen sollte, zur persönlichen Hygiene und dem Anteil der Arbeitsuniformen … Denken Sie an die Fragen, die die Mitarbeiter haben könnten, und versuchen Sie, sie zu beantworten.
Arbeitszeiten + pausen
Dies ist eine sehr wichtige Information für die Mitarbeiter, weshalb es am besten klargestellt im Mitarbeiterhandbuch festgehalten wird, um ständige Rückfragen an die Personalabteilung oder Zweifel zu vermeiden.
Genehmigungen
In diesem Abschnitt sollte erklärt werden, wie betriebliche Genehmigungen im Unternehmen beantragt werden sowie in welchen Fällen diese beantragt werden können.
Zu diesem Thema denken Sie daran, dass Sie sogar Musteranträge für Abwesenheitserlaubnisse beilegen können, um den Mitarbeitern die Arbeit erheblich zu erleichtern.
Krankmeldungen
Was passiert bei Krankmeldungen im Unternehmen? Wie sollten sie kommuniziert werden? Was geschieht, wenn ein Mitarbeiter erkrankt? All dies muss im Dokument korrekt festgehalten werden.
Urlaub
In diesem Abschnitt des Mitarbeiterhandbuchs sollten Sie erklären, wie viele Urlaubstage dem Mitarbeiter zustehen und welches Verfahren zur Beantragung von Urlaub im Unternehmen angewendet wird. Auf diese Weise ist der Mitarbeiter informiert und die Personalabteilung kann eine ordnungsgemäße Urlaubsgestaltung der Mitarbeiter vornehmen.
Arbeitsschutz
Neben der Durchführung eines Arbeitsschutzkurses sollten die Mitarbeiter ein Dokument sowie Anweisungen zur Gefahrenprävention am Arbeitsplatz erhalten. In diesem Dokument können Eckpunkte aufgeführt und auf ein ausführlicheres Dokument oder einen Kurs verwiesen werden.
Geben Sie außerdem Informationen über den Unfallversicherungsträger des Unternehmens und darüber, wie man ihn kontaktieren kann, sowie in welchen Fällen dies erforderlich ist.
Ausstattung und informationstechnische werkzeuge
Erklären Sie, welche informationstechnischen Werkzeuge den Mitarbeitern zur Verfügung stehen und wie sie diese nutzen können. Zudem sollten Sie erläutern, wie mit jeglichen Zwischenfällen im Zusammenhang damit umgegangen wird.
Schulungen
Verfügt Ihr Unternehmen über einen Plan de formaciones? Falls ja, oder wenn es betriebliche Förderungen für Schulungen gibt, lassen Sie es wissen!
Formalitäten
Papierkram! Sie sollten erklären, wie Formalitäten im Unternehmen gehandhabt werden. Online? Über die Personalabteilung? Dokumentieren Sie sämtliche Prozesse, die der Mitarbeiter eventuell durchführen muss.
Pflege der einrichtungen
In diesem Abschnitt können Sie erläutern, wie die Einrichtungen des Unternehmens beschaffen sind. Besprechungsräume und deren Reservierung, Cafeterien, Gemeinschaftsräume … alles!
Darüber hinaus ist es wichtig, zu erläutern, wie die Einrichtungen des Unternehmens sachgerecht genutzt werden. Sie können auch angeben, wie bestimmte Elemente, die dies erfordern, richtig verwendet werden sollten – stets mit dem Ziel, Risiken vorzubeugen und das Zusammenleben aller Mitarbeiter zu erleichtern.
Abschließend, wenn die Mitarbeiter vom Unternehmen bereitgestellte Arbeitsmittel verwenden, ist es unerlässlich, anzugeben, wie diese zu pflegen und zu handhaben sind. Ach, vergessen Sie auch nicht, die Verantwortung der Mitarbeiter für die Pflege ihres Arbeitsplatzes zu betonen – dieser sollte immer in bestem Zustand sein.
Cybersicherheit
Falls Ihr Unternehmen dies verlangt, erläutern Sie, wie mit Cybersicherheit umgegangen wird, sowie den Schutz der Mitarbeiterdaten. Die korrekte Verwaltung der Passwörter und die Sicherheit der elektronischen Geräte, die im Unternehmen verwendet werden, müssen zentrale Elemente sein. Führen Sie bei Bedarf hierfür eine Schulung durch!
Sozialleistungen
Einige Unternehmen bieten Sozialprämien oder Vergünstigungen an, Beispiele sind Essensgutscheine, Rabatte in bestimmten Einrichtungen, Kinderbetreuungsdienste, Wellness-Aktivitäten, flexible Vergütung … Erklären Sie den Mitarbeitern, wie sie davon profitieren können.
Wie wir kommunizieren
Erläutern Sie, wie die interne Kommunikation im Unternehmen abläuft, und geben Sie zudem alle Kontaktdaten an, die innerhalb des Unternehmens benötigt werden: Personalabteilung, Projektleiter, Vorgesetzte, Chefs … Alles muss klar sein und die Mitarbeiter sollten wissen, wie sie mit den anderen Mitgliedern des Unternehmens kommunizieren können.
Wie hilft dir sesame hr bei der einhaltung des mitarbeiterhandbuchs?
Das Mitarbeiterhandbuch ist ein essentielles Dokument zur Festlegung der Normen, Werte und Richtlinien eines Unternehmens. Die Einhaltung kann jedoch eine Herausforderung darstellen, wenn nicht die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stehen. Hier wird sesame hr zu einem strategischen Partner, der die Verwaltung, Kommunikation und Überwachung der im Mitarbeiterhandbuch festgelegten Richtlinien erleichtert.
Zentralisierung des mitarbeiterhandbuchs
sesame hr ermöglicht es, das Mitarbeiterhandbuch an einem einzigen Ort zu speichern und zu zentralisieren, auf den das gesamte Team von jedem Gerät aus zugreifen kann. Dies beseitigt die Notwendigkeit physischer Versionen oder verteilter Versionen auf verschiedenen Plattformen.
Die Mitarbeiter können das Handbuch jederzeit einsehen, sodass sie stets Zugang zu aktuellen Informationen haben.
Effektive kommunikation von richtlinien
Sie können das Handbuch mit allen Mitarbeitern zum Zeitpunkt ihrer Einführung oder bei Updates teilen, um sicherzustellen, dass sie über die Unternehmensrichtlinien informiert sind. Zudem lassen sich Benachrichtigungen einrichten, um die Mitarbeiter über Änderungen im Handbuch oder anstehende Überprüfungen regelmäßig zu informieren.
Verwaltung des onboarding und akzeptanz des handbuchs
sesame hr ermöglicht es, dass neue Mitarbeiter das Handbuch digital während des Onboarding-Prozesses unterschreiben, um sicherzustellen, dass sie die Richtlinien gelesen und akzeptiert haben. Das System erlaubt es zu überprüfen, wer das Handbuch eingesehen und unterzeichnet hat, und erstellt automatisch Protokolle für interne Audits oder Überprüfungen.
Überwachung der einhaltung von richtlinien
Sie können Aktivitäten im Zusammenhang mit den Richtlinien des Handbuchs überwachen, wie beispielsweise die Einhaltung der Arbeitszeiten, Urlaubsanträge oder Vorfallberichte, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die festgelegten Vorgaben einhalten.
Das Rollensystem von sesame hr stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Informationen und Dokumente zugreifen kann, die seiner Position entsprechen, wobei die Richtlinien des Handbuchs eingehalten werden.
Schulung und kontinuierliche entwicklung
Falls das Handbuch vorsieht, dass die Mitarbeiter an spezifischen Schulungen teilnehmen – beispielsweise zu Sicherheitsvorschriften oder internen Richtlinien – ermöglicht es sesame hr, diese Ausbildungsprogramme zu planen und zu verwalten.
Sie können erfassen und überwachen, welche Mitarbeiter die mit dem Handbuch verbundenen Schulungen abgeschlossen haben, um eine vollständige Einhaltung sicherzustellen.
Personalisierung gemäß der unternehmenskultur
sesame hr ermöglicht es, Arbeitsabläufe und Zugriffsrechte auf das Handbuch so anzupassen, dass sie mit den spezifischen Werten und Richtlinien Ihrer Organisation übereinstimmen. Auf diese Weise wird Transparenz gefördert, indem sichergestellt wird, dass alle Mitarbeiter die im Handbuch enthaltenen Richtlinien, Normen und Vorteile verstehen.
Berichte und prüfungen
Erstellen Sie detaillierte Berichte über den Stand der Einhaltung des Handbuchs, wie beispielsweise Prozentsätze der Mitarbeiter, die das Dokument eingesehen und unterzeichnet haben. Durch die Zentralisierung aller Informationen haben Sie alles, was Sie für interne oder externe Prüfungen benötigen, und stellen so die Einhaltung der Vorschriften sicher.
sesame hr erleichtert nicht nur die Verwaltung des Mitarbeiterhandbuchs, sondern stellt auch dessen Einhaltung sicher, indem Prozesse automatisiert, die Kommunikation verbessert und Echtzeit-Überwachungstools bereitgestellt werden. Durch die Zentralisierung und Digitalisierung des Zugriffs auf das Handbuch wandelt die Plattform eine komplexe Aufgabe in einen effizienten und transparenten Prozess um.
Möchten Sie sicherstellen, dass alle die Richtlinien Ihres Unternehmens einhalten? Mit sesame hr war die Verwaltung des Mitarbeiterhandbuchs noch nie so einfach. Registrieren Sie sich, erhalten Sie eine 14-tägige Gratis-Testphase und überzeugen Sie sich selbst.
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Ich bin Ronny Navarrete, Personalberaterin bei Sesame HR. Vereinbare ein Treffen mit meinem Team, um dir zu helfen.
