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Personalrekrutierung und Talentgewinnung | Praxisleitfaden
Umfassender Leitfaden zur Personalrekrutierung im Unternehmen. Gewinnen Sie Talente in Ihren Einstellungsprozessen.
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Alba Gijón
HR Consultant
26 von Mai, 2025
Phasen des personalbeschaffungsprozesses
Die Personalbeschaffung ist ein langer Prozess, der aus bis zu acht verschiedenen Phasen oder Schritten besteht. Um die richtige Entscheidung zu treffen, muss das Personalteam alle diese Phasen durchlaufen. Glücklicherweise verfügt es über die geeigneten Werkzeuge, um sie abzudecken und den Personalauswahlprozess abzuschließen, indem die passende Person ausgewählt wird.
Das gewinnen des richtigen talents ist der wichtigste schlüssel zum wachstum… die einstellung war und ist nach wie vor das wichtigste, was wir tun.
Marc Bennioff
1. Identifizierung des bedarfs an personalbeschaffung
Jeder Rekrutierungsprozess beginnt gleich: man identifiziert zunächst den Bedarf. Handelt es sich um eine Ersatzbesetzung oder wird eine neue Stelle geschaffen? Wie lange wird die neue Anstellung dauern? Durch die Beantwortung dieser beiden Fragen kann zwischen interner Beförderung und externer Einstellung gewählt werden.
2. beschreibung und bewertung der stelle
Abhängig von den in der ersten Phase festgestellten Bedürfnissen wird die vakante Stelle beschrieben. Es ist grundlegend, dass darin sowohl die mit der Stelle verbundenen Aufgaben als auch die erforderlichen Fähigkeiten aufgeführt sind, um diese erfolgreich zu bewältigen. Außerdem ist es sinnvoll, die minimale und wünschenswerte ausbildung des mitarbeiters, das gehalt der position und die hierarchische unterordnung zu definieren.
3. wahl der rekruitierungsquellen
Die Auswahl der geeigneten Rekrutierungsquelle ermöglicht es Unternehmen, die passende Kandidatengruppe zu erreichen. Die bekanntesten jobportale, Zeitarbeitsfirmen, Mundpropaganda oder die unternehmenswebseite können funktionieren, doch es gibt zwei noch interessantere Optionen. Die erste: Portale oder Medien, die auf den sektor spezialisiert sind. Die zweite: Mundpropaganda und empfehlungen von den eigenen mitarbeitern.
Natürlich kann die interne beförderung in vielen Fällen die beste option sein.
4. veröffentlichung eines attraktiven stellenangebots
Um talente durch rekruitierung anzuziehen, ist es unerlässlich, dass das angebot attraktiv ist. Ebenso wichtig ist es, die richtigen rekruitierungsquellen zu nutzen und klar darzulegen, was gesucht wird und was angeboten wird. Es muss so präzise wie möglich sein, insbesondere was die gewünschten eigenschaften wie fähigkeiten, ausbildung und erfahrung angeht.
5. empfang und vorauswahl der bewerbungen
Der Einsatz einer software zur auswahl von personal ist der beste weg, um lebensläufe zu empfangen und verschiedene vorauswahlen durchzuführen. Zuerst werden bewerbungen, die nicht den angestrebten kriterien entsprechen, aussortiert. Anschließend kommen weitere filter zum Einsatz, bis die bewerbungen ausgewählt sind, die am besten zum ausgeschriebenen profil passen.
6. tests und interviews
Wenn die anzahl der kandidaten weiterhin hoch ist, können im rekruitierungsprozess verschiedene tests eingesetzt werden, um deren fähigkeiten und kompetenzen zu ermitteln. Dies kann als vorstufe zu einem interview geschehen, welches der schlüssel in jedem rekruitierungsprozess ist. Einzel- und gruppeninterviews dienen dazu, herauszufinden, wer sich hinter dem lebenslauf verbirgt.
7. rekrutierungsbericht. bewertung der kandidaten.
Basierend auf den ergebnissen der tests, den interviews und den im lebenslauf enthaltenen informationen ist es an der zeit, die verbleibenden kandidaten zu bewerten. Auch hierbei ermöglicht der Einsatz einer einstellungssoftware wie Sesame HR den vollen überblick mittels eines kandidatennachverfolgungssystems (ATS), sodass die rekruitierungsprozesse wesentlich effizienter ablaufen.
8. endentscheidung
Dies ist der entscheidende moment im rekruitierungsprozess, da der kandidat ausgewählt werden muss, der am besten zum anhand der bedürfnisse des unternehmens erstellten profil passt. Die entscheidung sollte das ergebnis der reflektierten abstimmung von managern, dem hr-team und/oder der geschäftsführung sein. Eile führt meist zu fehlern, denn wenn die entscheidung übereilt getroffen wird, besteht ein hohes fehlerpotenzial.
9. einstellung und integration
Nach Abschluss der personalbeschaffung und auswahl setzt sich der prozess mit der einstellung und der integration in das unternehmen fort. In diesem zusammenhang ist es entscheidend, über eine onboarding-software zu verfügen, die bei den ersten schritten unterstützt, sowie über ein gutes dokumentenmanagementsystem, um den papierkram, die materialübergabe, zugangsdaten und alles Weitere abzuwickeln.
Entwurf des rekrutierungsplans
Jedes unternehmen benötigt einen personalrekrutierungsplan. Dieses dokument legt die richtlinien für die personalbeschaffung und die besetzung offener stellen fest. Es enthält sowohl das gesuchte profil (ausbildung, erfahrung) als auch aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des unternehmens oder die gehaltsspannen und -niveaus der organisation.
strategischer plan der personalbeschaffung
Voraussicht ist das schlüsselwort, wenn es darum geht, das beste talent zu rekrutieren. Mit diesem strategischen plan stellt das unternehmen sicher, dass es den kurz-, mittel- und langfristigen bedarf frühzeitig erkennt. So kann in jeder zukünftig auftretenden situation gehandelt werden. Drei wesentliche aspekte dürfen dabei nicht außer acht gelassen werden:
- nachfolgeplanung. Es ist nicht immer notwendig, talent außerhalb des unternehmens zu suchen, denn oft verfügen die eigenen mitarbeiter bereits über die erforderlichen qualifikationen, die vakanten stellen zu besetzen. Daher ist es wichtig, vor dem start eines rekruitierungsprozesses zunächst intern zu schauen. So können mitarbeiter im unternehmen aufsteigen, vakante stellen werden schneller besetzt und es ist in der regel kostengünstiger als eine externe suche.
Hierfür verfügt Sesame über verschiedene leistungsbewertungstools, die es ermöglichen, informationen zu den unterschiedlichen skills der mitarbeiter, ihren profilen, der betriebszugehörigkeit und den gehältern abzufragen. Dies erleichtert die interne entscheidungsfindung.
- vorhersage der arbeitsbelastung. Wie viel arbeitskraft wird das unternehmen in der zukunft benötigen? Es ist unerlässlich, im personalrekrutierungsplan eine prognose der zukünftigen arbeitsbelastung aufzunehmen. So weiß das unternehmen jederzeit, wie viele mitarbeiter benötigt werden – und es werden sowohl unterbesetzte als auch überbesetzte situationen vermieden, die im schlimmsten fall zu entlassungen, masseentlassungen oder kurzarbeit führen können.
- spezifische rekruitierungspläne. Es kann immer zu unvorhergesehenen ereignissen kommen, die zu unerwarteten einstellungen zwingen. Das Ausscheiden eines mitarbeiters oder ein plötzlicher arbeitsanfall erfordern eine verstärkung des teams. Daher muss das unternehmen über geeignete mechanismen verfügen, um spezifische rekruitierungspläne für diese positionen oder für zeiträume erhöhter arbeitsbelastung in gang zu setzen.
In diesem zusammenhang erleichtert der einsatz eines datenanalysetools der rekruitierungsprozesse, auch people analytics genannt, das erfassen der benötigten zeit zur durchführung der auswahlverfahren und ermöglicht es, diese schneller umzusetzen. Zudem lassen sich damit bewerbungen, die zwar gefallen haben, aber nicht ausgewählt wurden, abspeichern und für andere positionen nutzen.
People analytics liefert außerdem informationen über die kosten des rekruitierungsprozesses und ermöglicht eine analyse des trichters, um die entscheidungsfindung zu unterstützen.
verwaltung von lebensläufen
Sobald das stellenangebot veröffentlicht ist, erhält das unternehmen eine große zahl an lebensläufen. Die beste methode zur verwaltung besteht darin, eine personalrekrutierungssoftware wie Sesame HR zu nutzen. So kann das hr-team die bewerbungen besser filtern und die einzelnen phasen des auswahlprozesses beschleunigen. Zudem wird eine talent-pipeline für zukünftige bedarfe aufgebaut.
wer trifft die endgültige entscheidung zur auswahl?
Das ist die millionen-dollar-frage. Ob das personalwesen, die geschäftsleitung oder die abteilungsleiter – letztlich muss jemand die entscheidung treffen. Der schlüssel liegt in einer objektiven entscheidung. Der ausgewählte kandidat muss den bedürfnissen des unternehmens entsprechen und die erforderliche ausbildung, erfahrung sowie fähigkeiten mitbringen.
der online-rekrutierungsprozess
Es ändert sich etwas, wenn das programm der personalrekrutierung vollständig remote durchgeführt wird. Dies ist eine gute option, um talente aus anderen geografischen regionen anzuziehen – was beim arbeiten im homeoffice von großem nutzen sein kann. Zu den allgemeinen eigenschaften des herkömmlichen auswahlprozesses gesellen sich dann noch die besonderheiten des telearbeitsmodells.
grundlegende tipps
Zweifellos ist das erste, was man wissen muss, wie der kandidat remote arbeitet. Welche erfahrungen hat er, wie koordiniert er sich mit seinen kollegen etc.? Es ist unerlässlich, die vom potenziellen kandidaten gemachten angaben im rekruitierungsprozess zu überprüfen. Und auch wenn alles remote stattfindet, sollte ein videokonferenz-interview Bestandteil des prozesses sein.
tool für online-rekrutierung
Unter diesen umständen ist es umso wichtiger, über eine personalrekrutierungssoftware zu verfügen. Das hr-team muss kandidaten aus der fernbewertung beurteilen, und ohne ein programm, das den gesamten prozess steuert, ist es sehr schwer, jeden einzelnen kandidat nachzuverfolgen. Auch bei der durchführung etwaiger tests erweist sich ein solches tool als äußerst hilfreich.
wo einstellen
Diese talente sind häufig in digitalen medien zu finden. Neben empfehlungen durch die eigenen mitarbeiter ermöglichen soziale netzwerke wie linkedin oder online-stellenbörsen den direkten kontakt zu potenziellen kandidaten, die über andere wege kaum zu erreichen sind. Um talent anzuziehen, sollte das unternehmen jedoch über ein gutes employer branding und eine starke online-reputation verfügen.
trends bei rekrutierung und personalauswahl
Über die traditionellen strategien der personalbeschaffung hinaus können einige der neuen trends im prozess angewendet werden. Kollaboratives recruiting, das kandidatenerlebnis, employer branding oder social recruiting helfen dabei, die passende person zu finden – und sie können miteinander oder auch in kombination mit konventionellen strategien eingesetzt werden.
kollaboratives recruiting
Dies bedeutet, die mitglieder des teams in den rekruitierungsprozess einzubeziehen – häufig verbunden mit zusätzlichen vorteilen (bonus, geschenk etc.). Sie wissen am besten, was das unternehmen benötigt, und können kollegen empfehlen, die die vakante stelle besetzen könnten. Unterstützt wird dies durch das interne wissen der mitarbeiter über das unternehmen und dessen bedürfnisse, die chemie mit dem neuen mitarbeiter sowie deren stärkere bindung an das unternehmen.
kandidatenerlebnis
Ab dem moment, in dem der kandidat mit dem unternehmen in kontakt tritt, besteht das ziel darin, dass die bewerber das bestmögliche erlebnis haben. Dies reduziert die kosten und die dauer des prozesses, stärkt das markenimage und führt zu mehr beruflichen empfehlungen.
employer branding
Ein gutes unternehmensimage zieht die relevantesten bewerber an, sobald der rekruitierungsprozess startet. Wenn der ruf des unternehmens nicht positiv ist, werden potenzielle bewerber zweimal überlegen, ob sie ihren lebenslauf einsenden. Es ist stets effektiver, sich als ein angenehmer arbeitgeber zu präsentieren.
social recruiting
Gut eingesetzt, sind soziale netzwerke ein äußerst nützliches werkzeug in der personalbeschaffung. Im bereich der einstellung können sie eine hervorragende quelle sein, um talente zu identifizieren, an die das unternehmen auf anderem weg nicht gelangt, und direkt mit ihnen in kontakt zu treten. Der finanzielle aufwand ist gering, der kandidat wird von anfang an bekannt gemacht und der auswahlprozess beschleunigt sich.
inbound recruiting
Die inbound-recruiting-methodik ist eine rekruitierungsstrategie, die auf inbound-marketing basiert. Um zu verstehen, wie sie funktioniert, wird der kandidat in den mittelpunkt gestellt. Deshalb ist es entscheidend, den idealen kandidaten genau zu kennen – andernfalls kann er nicht die zentrale rolle spielen.
Die herkömmliche rekruitierung beschränkt sich darauf, stellenangebote über verschiedene kanäle zu veröffentlichen, sobald eine vakanz besteht. Meistens nehmen wir dann den kontakt zu kandidaten initiativ via linkedin, telefon oder e-mail auf, ohne dass es vorher einen näheren zusammenkontakt gab.
Im gegensatz dazu gibt es vier phasen des inbound recruiting, um das beste talent anzuziehen:
- Anziehung. Es geht darum, das beste talent für unsere unternehmenskultur zu gewinnen. Employer branding, die karriereseite oder unsere sozialen netzwerke spielen hierbei eine entscheidende rolle.
- Conversion. Dadurch werden die kandidaten wesentlich effektiver in mitarbeiter umgewandelt. Hierfür müssen attraktive und unkomplizierte stellenangebote erstellt werden, sodass sich der kandidat sehr einfach bewerben kann.
- Einstellung. Dieser schritt verläuft schneller und ist kostengünstiger als bei der traditionellen rekruitierung.
- Begeisterung. Während des gesamten auswahlprozesses entwickelt der kandidat eine starke verbindung zum unternehmen und möchte am liebsten ausschließlich dort arbeiten.
Durch die erfahrungen des kandidaten und des mitarbeiters oder mithilfe eines empfehlungsprogramms kann sogar eine fünfte phase erreicht werden: der mitarbeiter wird zum markenbotschafter.
strategien der personalbeschaffung zur anziehung und bindung von talenten im unternehmen
Es ist ebenso wichtig, im rekruitierungsprozess nicht nur talent anzuziehen, sondern auch das bereits im unternehmen vorhandene talent langfristig zu binden und zu managen. Günstige gehaltsperspektiven sind stets ein plus, doch vor allem jüngere generationen suchen oft einen mehrwert, der über finanzielle anreize hinausgeht.
- Vermittle die unternehmenskultur. Jedes unternehmen hat eine eigene kultur und werte. Schon im auswahlprozess sollte darauf geachtet werden, mitarbeitende zu finden, deren werte zur unternehmenskultur passen. Eine gelungene rekruitierung ist der erste schritt, um talentabwanderung zu vermeiden. Mitarbeiter, die dieselben werte teilen, passen sich leichter an und bleiben dem unternehmen treuer.
- Biete vorteile. Flexibilität und work-life-balance. Flexible arbeitszeiten, die eine bessere vereinbarkeit von beruf und privatleben ermöglichen, oder remote-arbeit sind ebenso attraktive vorteile wie progressive gehaltserhöhungen, flexible vergütungsmodelle, gesundheits- und wohlfühlprogramme oder leistungsbezogene anreize. Möchtest du wissen, welche vorteile dein team schätzt? Frag einfach nach und gestalte die anreize basierend auf diesem feedback.
- Fördere die persönliche entwicklung und den karriereplan. Es ist vorbei, dass man sein ganzes berufesleben immer dasselbe macht. Mitarbeiter, besonders die jüngeren, streben danach, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln. Unternehmen können ihre mitarbeiter fortbilden, um ihr wissen, ihre fähigkeiten und kompetenzen zu erweitern. Dies ist ein effektiver weg, talent zu fördern und abgewanderte mitarbeiter zu vermeiden.
- Nimm an sozialen aktionen teil. Neben einem angenehmen arbeitsklima ist die beteiligung an sozialen aktionen ein zusätzlicher anreiz für die jüngeren generationen. Unternehmen, die gesellschaftliche verantwortung übernehmen und sich für soziale oder umweltbezogene themen engagieren, sind für arbeitssuchende stets attraktiver.
entwirf den talent-anziehungsplan deines unternehmens. infografik
software für personalbeschaffung und -auswahl
Verwendest du noch kein ATS? Es ist ein werkzeug zur personalauswahl, das dir bei der verwaltung der rekruitierungsprozesse sehr nützlich sein wird. Es unterstützt das hr-team beim managen der verschiedenen phasen des auswahlprozesses, ermöglicht das erstellen von kandidaten-datenbanken und hilft dabei, die bewerber mit dem höchsten potential für jede ausschreibung schneller zu identifizieren.
vorteile der nutzung einer rekrutierungssoftware
Einerseits können dadurch kosten eingespart werden. Der prozess wird beschleunigt, sodass sich die benötigte zeit und der finanzielle aufwand für die rekruitierung reduzieren – denn egal, welche kanäle genutzt werden, alle bewerbungen, lebensläufe etc. landen in einem einzigen system, was die verwaltung enorm vereinfacht.
Zudem erleichtert es die kommunikation zwischen den verschiedenen mitgliedern der personalabteilung, da alle zugriff auf dieselbe kandidaten-datenbank haben – und das auf vollkommen sicherer basis. Die daten sind geschützt und gehen nicht verloren.
wie man die rekrutierungssoftware von sesame nutzt
Die nutzung der hr-software von Sesame HR ist ganz einfach. Zunächst werden alle informationen über den kandidaten erfasst – von namen und vakanz bis hin zum portfolio, lebenslauf, empfehlungsschreiben und mehr. Im kandidaten-dashboard können die bewerber bewertet werden, sei es numerisch oder anhand eines kommentars, und ihr status wird anhand von kategorien wie zu interviewen, interviewt, ausgewählt oder abgelehnt markiert.
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